Laut unserem Zeitplan ist nächste Woche das Anschreiben von Interessenten dran, um sie auf unseren pneumatischen Graugusskolben für Hybridmotoren aufmerksam zu machen und ihnen mitzuteilen, dass wir bald in Spanien auf der Messe sein werden.
Excel unser Lieblingstool
Ich muss erstmal die Adressdatenbank nach meinen Kunden durchwülen und Tom und Hendrik hab ich auch schon gesagt, dass sie sich um ihre Kontakte kümmern müssen. Vor allem Hendrik wird einige Tage brauchen, denn er hat die Angewohnheit sich neue Kontakte schnell mal auf Bierdeckel zu notieren und irgendwo im Schreibtisch aufzubewahren.
Das Problem unserer Adressdatenbank habe ich Euch schon einmal geschildert und bisher haben wir das leider noch nicht in Griff bekommen. Wir haben noch kein gut funktionierendes Contact Management System gefunden. Wir arbeiten da genau wie bei unserem Marketingplan mit dem altbekannten Excel.
Address Qualification ist die Lösung
Eines der größten Probleme die wir hier haben, sind veraltete, unvollständige oder doppelt abgespeicherte Adressen. Ich habe mich schon des Öfteren mit anderen Produktmanagern unterhalten, die genau dasselbe Problem plagt.
Im Jahre 2008 könnte man eigentlich erwarten, das jede erfolgreiche Firma mit einem sinnvollen Address Management ausgestattet ist. Vor allem so große Firmen wie wir. Mit rund 4.500 Mitarbeitern in der Fiktiven Maschinenbau GmbH frage ich mich manchmal, wie wir so erfolgreich werden konnten.
Zu einem gut funktionierenden Address Management gehört mehr als nur das Abspeichern und Ordnen von Adressen. Es ist auch sehr wichtig, das schon bei der Neueingabe von Adressen eine Dublettenprüfung stattfindet. Adressen sollten zudem automatisch vervollständigt werden, somit kann eine lange Recherche im Internet verhindert und die Qualität der Adressen gewährleistet werden.
Kontakte richtig managen
Diese Funktionen sind Voraussetzung für ein funktionierendes Contact Management. Werden bei uns Daten geändert, kann im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden, wer etwas geändert hat und vor allem was.
Es wäre auch sehr von Vorteil, wenn man zu den einzelnen Kontakten in der Datenbank Kommentare schreiben könnte. Das erleichtert die Nachbereitung bspw. nach Meetings mit dem Kunden. Hat dieser in dem Gespräch Probleme angesprochen, könnten diese direkt zum Kontakt hinzugefügt und in Zukunft darauf speziell eingegangen werden. Vor allem für den Vertrieb, wäre das sehr sinnvoll. Denn bei uns notiert sich jeder solche wichtigen Informationen auf irgendwelchen Schmierzetteln, die beim Kollegen auf dem Tisch liegen oder auch verloren gehen. Somit ist die Chance auf einen neuen Auftrag schnell vertan!
21.12.2008 um 17:15
An dem Excel-Auszug sieht man in der Tat, dass eine Adressdatenbank mit Excel sehr fehleranfällig sein kann. Zu erkennen ist, dass alle Einträge die identische Kundennummer besitzen. Jetzt kann es sich entweder tatsächlich um diese Konstellation handeln oder aber was meiner Meinung wahrscheinlicher erscheint, es handelt sich um einen Pflegefehler. Woran soll man dies nun erkennen?? Wer hat diese Daten wann produziert?? Wer zeigt sich für die Berichtigung der Daten verantwortlich??… Fragestellungen, die sich möglicherweise mit einem professionellen Kontaktmanagement mit qualifizierten Adressbeständen nicht gestellt hätten!
22.12.2008 um 16:15
Excel ist ein wunderbares Tool und für nur wenige Adressen sehr gut einzusetzen. Allerdings ab circa 200 Adressen gehen typischerweise die geschilderten Probleme an.
Darf ich mal fragen um wie viele Adressen es sich handelt?
13.01.2009 um 23:50
Für solche Datenbanken gibt es andere Programme wie z.B. MS Access. Excel ist einfach zu anfällig für zufällige Eingaben, wenn man mal ausversehen was falsch macht.
14.01.2009 um 10:20
Hallo Jürgen,
da hast du Recht Excel ist auch bei uns die alltägliche Allzweckwaffe. Oft gut und ausreichend, genauso oft stößt auch dieses Wundertool an die Grenzen.
MS Access ist sicher geeigneter als Excel, wenn mehrere Mitarbeiter damit arbeiten sollen. Allerdings berichtet mir ein Kollege aus der Finanzabteilung von ähnlichen Fragestellungen, obwohl dort schon länger MS Access im Einsatz wäre.
Ich bin keine Experte, vermute aber dass alles mehr oder weniger von der Wichtigkeit folgender Themen abhängt:
> Sicherheit – wie sicher sollen/müssen die Adressdaten sein
> Konsistenz – wie schwerwiegend ist es, wenn die Daten mal nicht korrekt oder vollständig sind
> Erweiterbarkeit – da das Geschäft dynamisch ist, gilt es zu bewerten wie flexibel so ein Adress-Management sein muss
Sicher gibt es noch mehr.
Deine Laura Slash