Unsere Maschinenbau GmbH ist in der Vergangenheit stark gewachsen. Daraus resultierend haben sich die Anforderungen an unser Marketing- und Vertriebsmanagement stetig erhöht. Derzeit setzen wir verschiedene Tools ein, um die immer komplexeren Aufgaben bewältigen zu können. Mit diesen Tools soll eigentlich unser Marketingplanungsprozess unterstützt werden. Sie sind aber wenig durchschaubar, unnötig kompliziert und gewähren dadurch keinen reibungslosen Ablauf.

Deshalb befassen wir uns aktuell damit eine neue Marketing-Softwarelösung anzuschaffen. Uns ist es wichtig, dass wir Marketingkampagnen und -aktivitäten effizienter und transparenter steuern, besser kommunizieren und schneller realisieren können. Es existieren mittlerweile die unterschiedlichsten Anbieter, so dass es uns schwer fällt, die richtige Wahl bei der Anschaffung der Software zu treffen.  Es fallen eine Vielzahl von Entscheidungen an, die genau zu bedenken und zu bewerten sind. Um diese Entscheidungen abbilden zu können, haben wir die nachfolgende Bewertungs- und Erfüllungsgradmatrix erarbeitet. Damit lässt sich der passende Softwareanbieter bzw. Lösungspartner in 3 Schritten schnell und transparent ermitteln.

Im 1. Schritt

haben wir einfach relevante Kriterien zusammen getragen. Dabei stand neben den rein funktionalen Aspekten einer Marketing-Softwarelösung auch das Gesamtpaket des Anbieters im Vordergrund. Auf Basis der Nutzwertanalyse lassen sich die einzelnen Merkmale strukturiert und übersichtlich darstellen. Damit wir eine präzisere Abwägung jedes Kriteriums erhalten, verlassen wir uns nicht nur auf die Gewichtung der einzelnen Punkte, sondern haben zusätzlich eine Gegenüberstellung der einzelnen Punkte voran geschalten. In Abbildung 1 sind unsere 18 Kriterien gelistet:

Abb.: 1 Bewertungsmatrix

Legende: 0=weniger wichtig als | 1=gleichwertig | 2=wichtiger als

Im 2. Schritt

haben wir jedes einzelne Kriterium gegenüber den anderen in seiner Wichtigkeit bewertet. Der hellblaue Zahlenbereich in Abbildung 1 ist für die Bewertung editierbar.

Als Beispiel hierzu ist uns Kriterium Nr. 17 “Schnelligkeit der Um-/ Einsetzbarkeit der Lösung” wichtiger als Nr. 8 “Eindruck aus Pitch / Präsentation”. Somit ergibt sich in Spalte J17 eine 2 (wichtiger als), die wir im hellblauen Bereich manuell eingetragen haben. Schnittpunkt der einzelnen Kriterien ist jeweils das graue diagonal verlaufende Kästchen. Automatisch wird die Gegenbewertung im weißen Bereich spiegelverkehrt gefüllt. In diesem Falle erhält das Kriterium Nr. 8 in Spalte S8 eine 0=(weniger wichtig als). Punkte, die gleichwertig zueinander stehen werden mit 1 bewertet. Nachdem die Gegenüberstellung erfolgt ist, ergibt die Summierung der einzelnen Zeilen einen Punktestand je Kriterium. Je höher dieser ist, desto wichtiger ist das Merkmal für uns und fließt entsprechend stärker in den folgenden Anbietervergleich ein.

Im 3. Schritt

haben wir den Punktestand je Kriterium automatisch auf die Spalte C “Punkte” verlinkt und der Anbieterbewertung voran geschalten.

Abb.: 2 Erfüllungsgradmatrix

Legende: 0=nicht erfüllt bis 10=voll erfüllt

Pro Softwarelösungsanbieter wird in der hellblauen Spalte der Erfüllungsgrad (EG) der einzelnen Kriterien ergänzt (von 0=nicht erfüllt bis 10=voll erfüllt). Kombiniert mit der Punktebewertung (P) ergibt sich ein äußerst genaues Ergebnis (∑=P*EG). In unserem Falle hat Anbieter 1 “die Nase vorne”.

Unser Fazit:

Mit Hilfe der Bewertungs- und Erfüllungsgradmatrix konnten wir intern einen transparenten und nachvollziehbaren Entscheidungsprozess erreichen. Durch die Analyse der einzelnen Software-anbieter waren wir in der Lage die passende Marketinglösung für unser Unternehmen schnell zu finden und erfolgreich zu integrieren. Unsere Vorgehensweise lässt sich sicher auch auf andere Softwareanschaffungsprojekte übernehmen.

P.S.: Hier der Link zur Entscheidungsmatrix.

Wann ist nochmal die kritische Phase erreicht? Haben wir Zeit für diese Messe oder passt das zeitlich nun gar nicht rein?

Diese Fragen beschäftigen mich heute schon den ganzen Tag und langsam dreht sich mir der Kopf! Ich bin so was von genervt, diese Planung in Excel Listen funktioniert einfach nicht richtig.

Prozessoptimierung

Zu den Marketingaktivitäten, mit denen wir täglich beschäftigt sind, zählen Termin-, Aktivitäten- und Budgetplanung. Eine sinnvolle, vor allem übersichtliche Auflistung aller Daten in Abstimmung nach Wichtigkeit und Fälligkeit ist erforderlich für reibungslose Prozesse im Unternehmen. Das betrifft nicht nur das Marketing allein. Schließlich sollte eine Einkaufsabteilung ebenfalls ein Auge auf ihre Ressourcen werfen und diese bei Bedarf rechtzeitig auffüllen. Genau damit hat unsere Frau Kaiser (oder wie Laura immer sagt: die golfende Schnellvertriebsschwätzerin) gravierende Probleme.

Aktivitäten planen

Bei der Aktivitätenplanung ist es mir sehr wichtig, das Maßnahmen übersichtlich und mit Timesteps versehen dargestellt und bereits abgeschlossene Aufgaben protokolliert werden. Unser Marketingleiter Herr Claas muss einen einfachen Überblick über die ganzen Aktivitäten, Budgets und Termine bekommen. Vor allem die automatische Aktualisierung ist sehr hilfreich. In Excel hin und her scrollen und mit Farben umständlich von Hand beendete Aktionen markieren, ist steinzeitmäßig und nimmt sehr viel Zeit in Anspruch!

Wir brauchen dafür ein richtiges Tool, nicht nur so ein Excelsheet als Lösung. Ansonsten bekomm ich noch ein Magengeschwür. Ich werde auch Lauras Wunderwasser testen um damit meine Nerven zu beruhigen.