Die Wirtschaftskrise hat uns voll erwischt. Unser Absätze sind drastisch nach unten gerutscht, unsere Neubestellungen liegen auf dem Niveau des Jahres 2001. Intern steht so ziemlich jeder Ablauf, jeder Kostenstelle und jede Aktivität auf dem Prüfstein.

Vor allem wir im Marketing durchleuchten aktuell sämtliche Prozesse. Dabei fallen Abläufe die besonders eckig sind sofort auf. Ein Beispiel ist unser Budgetplanungsprozess.

Dabei müssen wir zwei mal im Jahr zentrale Budgets an unsere Ländermärkte vergeben. Dies geschieht abhängig davon, welche Marketingaktivitäten das Land bzw. der Markt geplant hat. D.h. es wird nicht nur über die Höhe des Budget, sondern auch über Inhalt, Sinn, Ziel und Zweck von geplanten Kampagnen befunden. Wie ich von Marketingkollegen von anderen Firmen weiß ist das, generell ein permanenter Diskussionsprozess (Auch Tom hat schon berichtet) . Bei uns aber, scheint er sehr speziell zu sein. Denn nicht nur die rießen Zeitunterschiede machen uns im Dialog mit Australien oder China Probleme, sondern auch noch die vielen Währungsumrechnungen. So kommt es durchaus vor, dass wir früh morgens um 4:00 Uhr oder spät abends um 23:00 Uhr im Büro sitzen, um mit den Asienmärkten in einer Telefonkonferenz über geplante Marketingmaßnahmen zu sprechen.
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Wir in der Marketingabteilungen kämpfen bei jedem Produktlaunch mit der gleichen Herausforderung. Immer und immer wieder müssen wir Produktinformationen in den Märkten verteilen.

Problem dabei ist, dass bestimmte Märkte einige Unterlagen deutlich früher verfügbar haben müssen als andere.  Z.B. braucht der amerikanische Markt wesentliche Verkaufsargumente viel früher als die europäischen Märkte. Und wenn neue Produktinformationen für Europa verteilt werden müssen, dann auf den Stichtag genau in alle Länder. Dies zeitlich eintutakten ist für unser Marketing immer noch eine große Herausforderung.

Leider kommt es immer noch sehr häufig vor, dass Flyer, Fighting-Guides und Produktbroschüren mit unterschiedlichen Versionen in den Märkten kursieren. Häufig werden so im Verkauf total veraltete Informationen an Endkunden weitergegeben.

Nun habe ich neulich auf diesem Blog einen Bericht über ein System gelesen, das für solche Zwecke dienlich sein kann. Dabei dreht es sich um eine Software, um gezielt solche Marktinginformationen wie wir sie haben zu verteilen. Hier ist ein Video, das die Funktion dieses Systems demonstriert. Schaut es euch an, da werde ich und meine Lieblingskollegin Laura zitiert.

Ich hab mal wieder Tage hinter mir – grauenvoll! Das einzig gute war, dass der Messestand endlich gekommen ist und alles damit in Ordnung war. Doch unser Graugusskolben hatte noch einige Probleme mit dem Zoll bekommen.

Spediteur gesucht

Trotz der ganzen Organisationsschwierigkeiten, die wir die ganze Zeit haben, kam der Tag an dem wir uns auf den Weg nach Spanien gemacht haben. Glücklich im Hotel in Spanien angekommen, haben wir vom Zoll einen Anruf erhalten. Unser Graugusskolben hat es nicht durch den Zoll geschafft, da der Verdacht auf Bombenflüssigkeit bestand. Da war das Chaos wieder groß!

Jetzt haben wir sämtliche Unterlagen und technische Datenblätter, die zum Graugusskolben gehören, zusammengekratzt und sind nun auf der Suche nach einem neuen Spediteur. Aber ich bin noch zuversichtlich. Schlimmer kann es bald nicht mehr kommen!

Der spanische Minister

Laura hat heute schon eine Mail von der Sekretärin des spanischen Minister bekommen. Sie teilte uns freundlich mit, dass ihr Chef auch auf der Messe erscheinen wird und der Minister sich schon außerordentlich auf unseren Stand freut. Da mussten wir uns dann auf die Schnelle noch etwas ganz Besonderes einfallen lassen, denn eine solche Gelegenheit bietet sich einem ja nicht alle Tage.

Wir haben dann bei unserer Agentur ein Messevideo beauftragt. Ich hoffe das kommt in den nächsten Tagen, denn am 30.01. startet die Messe und davor möchte ich das Video schon noch sehen. Vor allem mache ich mir Sorgen, dass die Post da nicht ganz mitspielt. Man kennt das ja, wenn es dringend ist, lässt sich die Post etwas länger Zeit. Da wäre es toll wenn die Agentur uns das Video schnell per Mail zusenden könnte, aber ich denke das wird viel zu groß sein.

Laura hat sich das letzte Mal auch schon darüber beschwert, dass wir eine Möglichkeit finden müssen, Dateien online verfügbar zu machen. Dann müssten wir jetzt nicht um unser Video und unseren Messestart bangen!

Heute hatten wir unser erstes Meeting zum Thema Produktmanagement. Mit dabei waren unser Chef Gerhard Obermann, Tom Double, der für die Vermarktung zuständig ist, ich und Hendrik Claas – unser Marketingchef.

Wir haben den aktuellen Stand besprochen, wie weit wir im letzten Jahr gekommen sind, die nächsten Schritte für die kommenden Wochen und das Jahr 2009 analysiert.

Erfolgskurs

Um mit wenigen Worten das letzte Jahr zu beschreiben: Es ist gut gelaufen! Wir haben ja in einigen Dingen so unsere Schwierigkeiten, doch die werden wir im kommenden Jahr in Angriff nehmen und die Probleme hoffentlich gelöst bekommen.

Tom bleibt uns weiterhin erhalten und wird mich in den meisten Dingen unterstützen. Ich bin sehr froh dass wir ihn das letzte Jahr eingestellt haben. Alleine das Produktmanagement zu bewältigen ist in dieser Firma ein Ding der Unmöglichkeit. Der Chef ist auch sehr zufrieden mit ihm.

Next Steps

In den nächsten Wochen kommen interessante Aufgaben auf uns zu. Ende Januar werden wir in Spanien auf die Messe gehen. Da gibt es noch einiges in den nächste drei Wochen vorzubereiten !

Ihr seht es bleibt spannend und ich bin mir sicher, das wir wieder vor einigen fast unlösbaren Problemen stehen werden. Doch ich als Superwoman verspreche Euch, dass ich das alles in Griff bekommen werde… Bleibt dran!

Heute war ich bei unserem Produktionschef Karl Zimmermann, dem schwäbischen Urgestein der Firma. Er hat mir freudig mitgeteilt, dass unser neues Produkt endlich fertiggestellt wurde.

Seine schwäbischen Worte waren: “Frau Slash, etz hommers endlich gschafft” . So langsam versteh ich Karle sogar, da ich mir des öfteren das Deutsch : Schwäbische Wörterbuch angeschaut habe!

Der pneumatische Graugusskolben

Unsere schlauen Köpfe aus der Forschungs- und Entwicklungsabteilung haben einen pneumatischen Graugusskolben für Hybridmotoren entwickelt. Nach langer Produktions- und Testphase hat das Produkt die Qualitätsprüfung geschafft und kann endlich vertrieben werden.

Endlich habe ich mal wieder ein neues Produkt zugeteilt bekommen. Ich als Produktmanagerin werde nun mit Tom Double in den nächsten Wochen den Marketingplan ausarbeiten.

Vor einigen Wochen habe ich Euch ja schon die einzelnen generischen Prozesse vorgestellt, die zum Produktmanagement gehören. Hier seht Ihr nochmal ein Ausschnitt aus dem generischen Prozess des Marketings.

Der Marketingprozess

Der Marketingplan muss entsprechend dem neuen Produkt angepasst und der Product Launch vorbereitet werden. Marketingmaßnahmen und Aktivitäten müssen geplant und in einen zeitlichen Rahmen gesetzt werden. Da fallen mir die Kommentare von Tom ein, der unsere Art der Marketingplanung mit Excel kritisiert hat. Ich geb ihm völlig recht, wir werden das ändern müssen!

Ich bin schon ganz aufgeregt… Endlich nicht mehr nur mein Pneumatikschieber, sondern was Neues. Sozusagen hat es für mich schon ein vorweihnachtliches Geschenk gegeben. Das spornt mich wieder richtig an und ich freue mich schon auf die Arbeit und die Planung. Da wird es wieder einiges zu tun geben! Ich werde Euch wie immer auf dem laufenden halten.

Wann ist nochmal die kritische Phase erreicht? Haben wir Zeit für diese Messe oder passt das zeitlich nun gar nicht rein?

Diese Fragen beschäftigen mich heute schon den ganzen Tag und langsam dreht sich mir der Kopf! Ich bin so was von genervt, diese Planung in Excel Listen funktioniert einfach nicht richtig.

Prozessoptimierung

Zu den Marketingaktivitäten, mit denen wir täglich beschäftigt sind, zählen Termin-, Aktivitäten- und Budgetplanung. Eine sinnvolle, vor allem übersichtliche Auflistung aller Daten in Abstimmung nach Wichtigkeit und Fälligkeit ist erforderlich für reibungslose Prozesse im Unternehmen. Das betrifft nicht nur das Marketing allein. Schließlich sollte eine Einkaufsabteilung ebenfalls ein Auge auf ihre Ressourcen werfen und diese bei Bedarf rechtzeitig auffüllen. Genau damit hat unsere Frau Kaiser (oder wie Laura immer sagt: die golfende Schnellvertriebsschwätzerin) gravierende Probleme.

Aktivitäten planen

Bei der Aktivitätenplanung ist es mir sehr wichtig, das Maßnahmen übersichtlich und mit Timesteps versehen dargestellt und bereits abgeschlossene Aufgaben protokolliert werden. Unser Marketingleiter Herr Claas muss einen einfachen Überblick über die ganzen Aktivitäten, Budgets und Termine bekommen. Vor allem die automatische Aktualisierung ist sehr hilfreich. In Excel hin und her scrollen und mit Farben umständlich von Hand beendete Aktionen markieren, ist steinzeitmäßig und nimmt sehr viel Zeit in Anspruch!

Wir brauchen dafür ein richtiges Tool, nicht nur so ein Excelsheet als Lösung. Ansonsten bekomm ich noch ein Magengeschwür. Ich werde auch Lauras Wunderwasser testen um damit meine Nerven zu beruhigen.