Event Management

Solche Events zu veranstalten ist schwieriger und nervenaufreibender, wie man zu Anfang vielleicht immer denkt. Schon beim Versenden der Einladungen standen wir vor großen Herausforderungen, denn unser Address Management ist nicht gerade das Beste. Zudem kommt, dass wir kein vernünftiges Newsletter Tool haben, was E-Mail Kampagnen nicht gerade einfach gestaltet.

Nun bereiten uns auch noch die Kreativagenturen und unser Messestand Probleme. Die Abstimmung mit unserer Agentur klappt nicht reibungslos und zu allem Überfluss ist die Lieferung des Messestandes auch schon überfällig. Am 12. Januar hätte dieser eigentlich bei uns eintreffen sollen, doch nun verschiebt sich das Ganze mindestens auf den 19. Ich hoffe nur, dass er in Ordnung ist, denn Korrekturen und Mängel können wir dann nicht mehr verbessern lassen. Der Messestand muss so mit nach Spanien, wie sie ihn uns liefern!

Wir brauchen ein Messe-Organisationssystem

Unsere Planungen in Excel sind einfach eine Katastrophe. Budgets werden nicht richtig kalkuliert und die Termine nicht sorgfältig dargestellt und gepflegt. Die Ausstellungsexponate für die Messen werden nur in Word aufgeführt und das auch noch ohne Zollpapiere. Da ist es nur verständlich, dass man völlig den Überblick verliert. Ich bin gespannt, ob der Messebesuch einigermaßen erfolgreich für uns verläuft. Die Vorbereitungen dafür rauben mir zumindest schon wieder den letzten Nerv!

Ich sage ja schon lange, dass wir unsere IT-Systeme aufpeppen müssen. Ein Tool um Events zu organisieren brauchen wir unbedingt. Dann könnten wir endlich ganzheitlich Schulungsveranstaltungen, Messen oder Vorträge organisieren und durchführen. Ohne diese bekannten, ständig wiederkehrenden Probleme.

Funktionsumfang Event Management Tool

Ich habe mir meine Gedanken gemacht, was für uns das Richtige wäre und mich gleich an die Arbeit gemacht und recherchiert! Was muss ein solches Organisationssystem alles können? Bei meiner Internetrecherche bin ich auf den Softwaredienstleister doubleSlash gestoßen und die bieten beispielsweise ein hervorragendes Event Management Tool an. Dieses Tool umfasst folgende wichtige Funktionen:

• Veranstaltungen selektieren und auflisten
• Status von Veranstaltungen pflegen
• Verwalten von benötigten Ressourcen
• Teilnehmer verwalten
• Teilnahmebestätigungen generieren
• Einladungen zu Veranstaltungen mehrsprachig erstellen und versenden
• Teilnehmer einbuchen und Teilnahme bestätigen
• etc.