Endlich sind die vier Tage Messe vorbei. Es war wie immer mehr als anstrengend, aber das ist man von Messen ja nicht anders gewöhnt. Jetzt heißt es Kontakte pflegen und die Messe nachbereiten!

Messenachbereitung

Unsere Adressdatenbank ist ja wie ihr wisst nicht die Beste. Da werden Adressen doppelt gespeichert, fehlerhaft und unvollständig eingetragen. Wir arbeiten intensiv an diesem Problem und ich hoffe wir kriegen das bald in den Griff.

Nun müssen wir unsere Kontakte pflegen, die wir auf der Messe kennengelernt haben und Interessenten und Kunden anschreiben. Abgesehen von der Herausforderung Hendriks Handschrift zu entziffern, die er selbst manchmal im Nachhinein nicht mehr lesen kann, beschäftigt uns die Frage, wie wir das E-Mailing bewerkstelligen sollen.

Wir haben leider kein gut funktionierendes Tool für solche Aktionen. Da wird einfach mal drauf los gemailt. Meine Versuche kennt ihr ja! Vor allem müssen wir nun bei dieser Aktion darauf achten, dass wir die Sprachversionen berücksichtigen.

Nicht jeder unserer Kunden und Interessenten ist geübt in schriftlichem Englisch und schon gar nicht in Deutsch. Da wäre es schön wenn wir verschiedensprachige E-Mails hätten. Das dankt uns der Interessent mit Sicherheit und bei den komplizierten Daten zum pneumatischen Grausgusskolben ist es sinnvoll, wenn sie den Inhalt in ihrer Sprache präsentiert bekommen. Dann ist dieser für sie verständlicher und es entstehen keine Missverständnisse.

Das Contact Management Tool

Ich habe das letzte Mal, als ich nach verschiedenen IT-Lösungen für unsere Probleme recherchiert habe, das Contact Management von doubleSlash entdeckt. Das ist genau das was wir schon lange suchen. Denn diese Software hat alle Funtkionen, um ganz einfach die Kontaktdaten von Kunden und Partnern zu verwalten!

Zum Contact Management Funktionsumfang gehört:

• Das Protokollieren von Kontakt- und Aktionsbearbeitungen
• Die Adressen werden geprüft und mit fehlenden Daten angereichert
• Automatische Kontaktnummern
• Kommentare können hinzugefügt werden
• E-Mail-Reminder Funktion
• Individuelle Verschlagwortung
• Prioritäten, Termine, Fälligkeiten können eingetragen werden

Ich habe die verschiedenen Möglichkeiten mit dem Chef durchgesprochen und er ist auch begeistert. Ich werde mir die einzelnen Module mal genauer anschauen und mir Angebote einholen. Dann bekommen wir unsere Probleme vielleicht endlich mal in den Griff.

Laut unserem Zeitplan ist nächste Woche das Anschreiben von Interessenten dran, um sie auf unseren pneumatischen Graugusskolben für Hybridmotoren aufmerksam zu machen und ihnen mitzuteilen, dass wir bald in Spanien auf der Messe sein werden.

Excel unser Lieblingstool

Ich muss erstmal die Adressdatenbank nach meinen Kunden durchwülen und Tom und Hendrik hab ich auch schon gesagt, dass sie sich um ihre Kontakte kümmern müssen. Vor allem Hendrik wird einige Tage brauchen, denn er hat die Angewohnheit sich neue Kontakte schnell mal auf Bierdeckel zu notieren und irgendwo im Schreibtisch aufzubewahren.

Das Problem unserer Adressdatenbank habe ich Euch schon einmal geschildert und bisher haben wir das leider noch nicht in Griff bekommen. Wir haben noch kein gut funktionierendes Contact Management System gefunden. Wir arbeiten da genau wie bei unserem Marketingplan mit dem altbekannten Excel.

Address Qualification ist die Lösung

Eines der größten Probleme die wir hier haben, sind veraltete, unvollständige oder doppelt abgespeicherte Adressen. Ich habe mich schon des Öfteren mit anderen Produktmanagern unterhalten, die genau dasselbe Problem plagt.
Im Jahre 2008 könnte man eigentlich erwarten, das jede erfolgreiche Firma mit einem sinnvollen Address Management ausgestattet ist. Vor allem so große Firmen wie wir. Mit rund 4.500 Mitarbeitern in der Fiktiven Maschinenbau GmbH frage ich mich manchmal, wie wir so erfolgreich werden konnten.

Zu einem gut funktionierenden Address Management gehört mehr als nur das Abspeichern und Ordnen von Adressen. Es ist auch sehr wichtig, das schon bei der Neueingabe von Adressen eine Dublettenprüfung stattfindet. Adressen sollten zudem automatisch vervollständigt werden, somit kann eine lange Recherche im Internet verhindert und die Qualität der Adressen gewährleistet werden.

Kontakte richtig managen

Diese Funktionen sind Voraussetzung für ein funktionierendes Contact Management. Werden bei uns Daten geändert, kann im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden, wer etwas geändert hat und vor allem was.
Es wäre auch sehr von Vorteil, wenn man zu den einzelnen Kontakten in der Datenbank Kommentare schreiben könnte. Das erleichtert die Nachbereitung bspw. nach Meetings mit dem Kunden. Hat dieser in dem Gespräch Probleme angesprochen, könnten diese direkt zum Kontakt hinzugefügt und in Zukunft darauf speziell eingegangen werden. Vor allem für den Vertrieb, wäre das sehr sinnvoll. Denn bei uns notiert sich jeder solche wichtigen Informationen auf irgendwelchen Schmierzetteln, die beim Kollegen auf dem Tisch liegen oder auch verloren gehen. Somit ist die Chance auf einen neuen Auftrag schnell vertan!