Heute war wieder mal so ein Tag, an dem man wie unter Strom steht. Das Telefon klingelt im Minutentakt und das E-Mail-Postfach quillt nur so über – und alle stellen die gleiche Frage: Du Laura, wo ist denn das und das abgelegt? Puh, in dem ganzen Dateiendschungel, der sich hier unter sehr guten Bedingungen entwickeln konnten, findet sich kaum noch einer zurecht. Das möchte ich jetzt aber ändern und Abhilfe soll eine gescheite Suchfunktion sein.

Integriert werden soll die Suche in unsere Collaboration Plattform, so dass wir in Deutschland aber auch die Kollegen im Ausland Dateien und archivierte Dokumente wiederfinden können. Wir haben zwar im Zuge der Collaboration Plattform sämtliche Dateien zusammengeführt, aber es kommen täglich neue Versionen hinzu. Lustig wird es dann, wenn die Daten lokal gepflegt wurden und das reinste Versionenchaos herrscht. Sucht man dann nach einem bestimmten Dokument, wird man entweder erschlagen von Version 1 bis Version 2367A.
Was da nicht alles für Dateileichen zum Vorschein kommen, das kann schon zum Teil gruselig sein. Kollege Lars Miller aus der IT soll eine Suchfunktion für unseren Dschungel entwickeln.
Ich stelle mir gerade die Frage, was so eine Suche können sollte? Fällt euch dazu was ein?

In der Vergangenheit haben wir bei uns in der Fiktive Maschinenbau GmbH immer wieder Daten untereinander austauschen müssen. Dieser Datentransfer beschränkte sich dabei nicht nur auf den Austausch mit den Kollegen auf nationaler und internationaler Ebene. Es wurden auch mit Geschäftspartnern und Agenturen Daten regelmäßig hin- und hergesendet. In der Vergangenheit benutzten wir dafür unseren FTP-Server und Lars Miller aus der IT war ständig am Verzweifeln, weil er dadurch einen enormen Aufwand zu bewältigen hatte. Und meistens handelte es sich bei den Daten um Konzeptdateien oder ähnliches. Aus “Kurz mal so eben” wurde ganz oft “upps, das dauert jetzt dann doch mal zwei Stunden bis die Dateien hoch- und wieder heruntergeladen wurden. Mit unserer Collaboration Plattform und da im Besonderen dem Tool secureTransfer ist das Schnee von gestern. Ich nutze jetzt sehr gerne secureTransfer um Dateien mit Agenturen auszutauschen. Dem System sage ich einfach nur, dass es einen neuen Benutzer gibt und dann lasse ich unsere Agentur oder irgendeinen anderen externen Dienstleister nur auf die von mir bestimmten Ordner oder Dateien zugreifen. Und weil secureTransfer zu 100% webbasiert arbeitet, können unsere Geschäftspartner von ihren Schreibtischen aus direkt auf die entsprechenden Dateien zugreifen – ohne lange Wartezeiten.

Vor zwei Wochen habe ich euch berichtet, dass wir anfangen eine Collaboration Plattform in unserer Firma zu etablieren. Eine Teilkomponente dafür war ja der Marketing Planner.

Heute werden wir ein weiteres Tool integrieren. Die Datenaustausch-Software secureTransfer, mit der wir untereinander große Datenmengen einfach, schnell und sicher austauschen können. Dadurch, dass das Tool browserbasiert arbeitet, können auch die Kollegen an den internationalen Standorten der Fiktive Maschinenbau GmbH direkt darauf zugreifen. Wir sind hiermit in der Lage, untereinander schneller Informationen auszutauschen bzw. auch mit Kunden und Lieferanten Daten zu transferieren. Außerdem haben wir in Deutschland als zentrale Marketingorganisation der Fiktive Maschinenbau GmbH die Sicherheit, dass die Kollegen Ihre Daten auch erhalten haben. Zusätzlich haben wir eine Übersicht darüber, wer, was, wann heruntergeladen hat.

So langsam entwickelt sich unsere Plattform und wir können den Workflow in unserer Firma immer weiter optimieren.

Vor einiger Zeit erwähnte ich, dass wir am Überlegen sind, eine Collaboration Plattform in der Fiktiven Maschinenbau GmbH zu etablieren. Wir haben uns auch schon die ersten Gedanken hierzu gemacht und nun werden bereits die erste Konzepte dazu erstellt.

Eine Collaboration Plattform soll einem global agierenden Unternehmen, wie es die Fiktive Maschinenbau GmbH ist, ein nützliches File-Ablage- und Planungsinstrument sein. Die erste Komponente für unsere Plattform haben wir bereits – den Marketing Planner. Damit können wir unsere nationalen und internationalen Marketingkampagnen und -aktivitäten entsprechend Planen und Steuern. Eine solche Plattform soll unser Intranet als Kommunikations- und Informationsgrundlage erweitern. Weitere Überlegungen sind, diese gemeinsame Plattform auch zum Datenaustausch, als Kalender und fürs Dokumentenmanagement zu nutzen. Des Weiteren brauchen wir dann noch eine entsprechende Suchfunktion, mit der die Kollegen nach Schlagwörtern und bestimmten Dokumenten suchen können. Tom Double wird für dieses Projekt eine Entscheidungsmatrix erstellen, mit der wir unsere Anforderungen an eine Collaboration Plattform nach Prioritäten einstufen können. Habt Ihr bereits Erfahrungen mit einer solchen Plattform gemacht? Setzt Ihr in Eurer Firma eine Collaboration Plattform ein? Worauf sollten wir achten?

Seit Obermann sich den Marketing Planner von doubleSlash genau angeschaut und einige Tage die Community Edition probiert hat, ist jetzt endlich die Entscheidung gefallen. Wir führen in der Fiktive Maschinenbau GmbH den Marketing Planner ein. Obermann hat eingesehen, dass eine solche Marketingsoftware für unsere Arbeit einen wertvollen Nutzen darstellt. Er hat sich für die Software-as-a-Service Variante entschieden und uns erlaubt, den Marketing Planner erst mal für 6 Monate als webbasierte Version zu verwenden und im Unternehmen zu etablieren.

Eines seiner Hauptargumente war vor allem, dass Lars Miller aus der IT entlastet wird, weil man auf die Software zu jeder Zeit, an jedem Ort zugreifen kann. doubleSlash sorgt dafür, dass die SaaS-Variante des Marketing Planner bei uns in der Firma eingerichtet und sogar im Look & Feel der Fiktive Maschinenbau GmbH ausgeliefert wird. Die Software selber wird auch bei doubleSlash gehostet.  Ein weiterer Vorteil ist für Obermann auch, dass er eine direkte Kontrollinstanz für das eingesetzte bzw. geplante Budget hat. Wichtig für uns im Marketing und Vertrieb ist natürlich auch, dass wir unseren anderen Standorten & Filialen Materialien zur Verfügung stellen bzw. unsere Kollegen im Ausland auf zentrale Daten zugreifen können. Der Marketing Planner gewährt uns eine unbegrenzte Benutzeranzahl, so haben auch die anderen Teams in Indien und Co. die Möglichkeit aktiv am Marketinggeschehen teilzuhaben. Langfristig betrachtet ist der Marketing Planner eine erste Komponente für die geplante Collaboration Plattform. Sonja Kaiser, Hendrik Claas, Tom Double und natürlich auch ich freuen uns über diese neue Anschaffung im Marketing & Vertrieb.