Vor allem wir im Marketing durchleuchten aktuell sämtliche Prozesse. Dabei fallen Abläufe die besonders eckig sind sofort auf. Ein Beispiel ist unser Budgetplanungsprozess.

Dabei müssen wir zwei mal im Jahr zentrale Budgets an unsere Ländermärkte vergeben. Dies geschieht abhängig davon, welche Marketingaktivitäten das Land bzw. der Markt geplant hat. D.h. es wird nicht nur über die Höhe des Budget, sondern auch über Inhalt, Sinn, Ziel und Zweck von geplanten Kampagnen befunden. Wie ich von Marketingkollegen von anderen Firmen weiß ist das, generell ein permanenter Diskussionsprozess (Auch Tom hat schon berichtet) . Bei uns aber, scheint er sehr speziell zu sein. Denn nicht nur die rießen Zeitunterschiede machen uns im Dialog mit Australien oder China Probleme, sondern auch noch die vielen Währungsumrechnungen. So kommt es durchaus vor, dass wir früh morgens um 4:00 Uhr oder spät abends um 23:00 Uhr im Büro sitzen, um mit den Asienmärkten in einer Telefonkonferenz über geplante Marketingmaßnahmen zu sprechen.

Verzweiflung durch Vielfalt

An den Zeitunterscheiden zwischen unseren Niederlassungen werde ich wohl nichts ändern können. Vielleicht aber an der Art und Weise wie wir hier zusammenarbeiten. Bisher haben wir dafür nämlich mehrere Excelsheets mit teils sehr komplexen Tabellen und Berechnungen.

Die Berechnungen wurden vor einigen Jahren von einem Praktikanten in die Excel-Sheets einprogrammiert. Seither füllen wir in der zentrale einen Teil aus und senden die Excelsheets an die Niederlassungen. Diese füllen dann Ihre Timelines, Aktivitäten etc. aus und senden es zurück. Da jeder das Excel anders bedient und ausfüllt, erhalten wir von jeder Niederlassung ein anderes Excelsheet zurück. In Summe sind das 32 Stück, von jedem Markt eines.

Nun haben wir die gütige Aufgabe alle Daten zu normieren, bei Unstimmigkeiten wieder hinterher zu telefonieren, das Excel erneut zu bearbeiten usw. Erst am Ende dieser mehrwöchigen, sehr Nervern-aufreibenden Marketingbudgetplanung können wir die gesammelten Planungsdaten in unser SAP-System eingeben. Manuell versuchen wir die Daten und Termine in einem Marketingkalender zu konsolidieren. So richtig funktioniert dies leider auch nicht, da Abhängigkeiten schon bei der ersten Terminänderung vollständig verloren gehen. Nach kurzer Zeit hat hier keiner mehr den Überblick, welcher Event eigentlich wann und wo statt findet.

Wirtschaftskrise und die Chance es besser zu machen

Es gibt alleine in diesem -eigentlich recht einfachen- Planungsablauf viel zu optimieren. Jetzt ist für uns die Gelegenheit dazu, denn wir im Marketing sind aufgefordert nicht nur zu sparen, sondern auch deutlich effektiver zu werden als bisher.

Links:

• Marketing in Krisenzeiten
• Marketing Budgetplanung
• Der Marketingplan in der Kurübersicht