In der Fachzeitschrift für Industrie und Kommunikation (INDUKOM) berichtet ein Business Consultant der Firma doubleSlash von wertvollen Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Marketing- und Vertriebsabteilungen.
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Für uns als international agierendes Unternehmen ist die Koordination von Marketingaktivitäten inzwischen eine große Herausforderung. Alle Aktivitäten müssen wir in Zeit- und Meilensteinpläne eintragen und zugehörige Budgets zuteilen. Besonders anspruchsvoll wird es wenn wir Präsentationen oder Imagekonzepte abstimmen und freigeben müssen.

Genau für solche Aufgaben gibt es die Software Marketing Planner.

Mit diesem Marketing Planer können wir -laut Werbebotschaft- alle unsere Marketingaktivitäten von der Zentrale planen, steuern und abbilden. Unsere Märkte können mit gewissen Vorgaben ihre eigene Planungen durchführen.

Statusreports werden zum Glück automatisch erstellt, Aktualisierungen einfach und schnell durchgeführt und protokolliert.

Für uns würde der Marketing Planner folgende Vorteile bieten:

• Strukturierte und optimierte Prozessplanung mit eindeutiger Verteilung der ToDos und Übersicht der Abhängigkeiten
• Einheitliche Standards, Pflichtfelder und Vorgaben von dem zentralen Marketing
• Erinnerungsmails für bevorstehende Deadlines oder Milestones
• Reduziert Aufwände und Kosten

Ich bin gespannt was die kommende Version 3.0 des Marketing Planners bieten wird.



Hier habe ich einen aktuellen Artikel (als .pdf) über den Aufbau einer Marketing Community innerhalb einer Marketingorganisation gefunden.

Über den Begriff Marketing Community bin ich mir nicht schlüssig. Im Kern geht es darum die Kommunikation zwischen Kunden, Partnern und Marketingmitarbeitern zu verbessern und um die Frage wie man eine Software wie das Marketing Cockpit einführt.

Christoph Witte, Blogger und Herausgeber der Computerwoche erweitert den Begriff sogar zu social Innovation, als Bindeglied zwischen der IT und dem Marketing.

Lesen Sie am besten selbst: Die lernende Marketing Organisation

Dazu benötigt der Aussendienst von unserem Produktmanagement schlagkräftige Argumente und klare USPs. Vom Marketing kommen weitere Informationen (wie z.B. Infos über Kunden, spezielle Events) zur Verkaufsförderung hinzu.
Gegebenenfalls wird der Verkauf durch entsprechende Marketingkampagnen befeuert.

Dieser Prozess lässt sich beispielsweise wie folgt darstellen:

Hauptbestandteil dieses Prozesses sind die Aktivitäten:

• Fragen zum Produkt beantworten
• Beantworten von verkaufsrelevanten Fragen
• Planung von gebündelten Maßnahmen zur Verkaufsförderung und Kampagnen
• Budgetplanung und Mittelfreigabe
• Einzelaufgaben durchführen, monitoren und berichten der Erfolge

Mit diesem strukturierten Prozess verfolgen wir das Ziel, dass unser Aussendienst und somit die Absatzzahlen von verkaufbaren Versicherungen planbarer sind als bisher. Auch soll der Mittelverbrauch besser kontrolliert werden und vor allem bei Bedarf sofort berichtet werden können wie die Status zu einzelnen Verkaufsmaßnahmen sind.

Ein solcher Prozess wollen wir mit einer Software wie z.B. dieser Planner unterstützen und wo möglich automatisieren.

• Weltweite Markenkampagne der Züricher Versicherung
• Verbesserung der Verkaufsförderung für Versicherungen

1. Marketing soll Marketing machen
   Einer der Gründe dürfte sein, dass wir im Marketing Marketing machen sollen und uns nicht mit dem Kauf von Software beschäftigen sollen. Im Marketing kennen wir uns bestens aus. Bei der Softwarebeschaffung fehlt uns häufig das Wissen und wir verstehen häufig die komplizierten Anforderungen der IT nicht richtig.
2. Mit Excel geht es nochmal
   Traditionell ist das Marketing eher von einem kurzfristigen Denken geprägt. Nicht nur wir denken eher in Kampagnen und haben nicht die Zeit uns mit langfristigen Strategien zu beschäftigen. Das Excel-Sheet erfüllt seine Funktionalität meist – mehr oder weniger noch.
3. Freude und Spaß gibt es woanders
   IT und Software sind indirekt Ergebnisse einer sehr systematischen Disziplin – der Mathematik. Wir Marketingmenschen sind keine strukturiert denkende Mathematiker, keine systematisch agierende Analytiker. Marketingmenschen empfinden Freude und Spaß eher bei innovativen Ideen, begeisternden Präsentationen und im Verkauf.
   
4. Kreativität braucht Freiraum
   Die IT- und Softwarebranche bringt Standardisierungen und Normierungen mit sich. Häufig stehen diese in direktem Wiederspruch zur Freiheit und Kreativität.  Ohne Kreativität gibt es kein gutes Marketing. Diese Ressentiments führen dazu, dass Software im Marketing nur sehr zögerlich angeschafft wird.
5. Kurze Prozesse sind schneller
   Im Verhältniss zum schnell agierenden Marketing, dauern die IT-Prozesse und Softwareauswahl sehr sehr lange. Dies führt dazu, dass anfangs motivierte Marketingmitarbeiter schon nach kurzer Zeit das Engagement verlieren.
6. Auch kurzfristige Lösungen sind Lösungen
   Wir im Marketing sind es nicht gewohnt Entscheidungen zu fällen, welche langfristige Auswirungen auf das ganze Unternehmen haben können. Zwar wird ab und an ein kleines Softwaretool angeschafft oder gelegentlich eine neue Agentur ausprobiert, doch eine strategische Softwareplattform mit Verbesserungen für Controlling, IT und Management wurde noch nie angeschafft.
7. Keiner versteht Marketingsprache
   Ja nachdem mit welchem IT´ler wir sprechen, kommt es vor dass unsere Marketingsprache nicht verstanden wird. Umgekehrt habe ich ebenso Probleme unsere IT-Rakete Lars Miller zu verstehen. Was interessiert mich welche Datenbankversion und welches Framework für die Software eingesetzt wird. Es muss tun, mehr nicht.
8. Spüren was das Marketing will
   Häufig habe ich das Gefühl, dass wir zwar in der Lage sind eine Kreativagentur zu briefen, nicht aber unsere IT- und Softwareabteilung. Jedes Gespräch endet damit, dass wir unsere Anforderungen erstmal sauber definieren und aufschreiben sollen. Ich dachte immer, dass genau dafür die IT-Abteilung da ist. Zum Glück gibt es dafür inzwischen auf Marketing spezialisierte Softwareanbieter.
9. Unterschiedliche Wahrnehmungen
   Der Karma Marketing Blog hat es im Post “Zu Wahr um schön zu sein” treffend beschrieben. Nicht nur die IT muss das Marketing verstehen, sondern umgekehrt muss auch ein Marketeer die Zwänge der IT einordnen können. Es fehlt in der Zusammenarbeit generell die Fähigkeit bewusst den subjektiven Standpunkt des Gegenübers einzunehmen.
10. Fehlende Einsicht beim Management
    Im Rahmen des operativen Marketings und innerhalb der Abteilungsgrenzen gewährt das Management bisher ausreichend Freiräume für Softwareanschaffungen. Sobald übergreifende Marektingabläufe über Abteilungsgrenzen hinweg in Spiel kommen, wird dies seitens Management schnell der IT überlassen. Wichtige Geschäftsimpulse aus dem Marketing versiegen.

Links:

• Aufbau eines lernenden und effizienten Marketing
• Fragen und Antworten zu Enterprise Marketing Management
• Systematisch Marketingaktionen planen und umsetzen
• Software für Marketing Management
• Marketingaktionen besser planen und Erfolg messen

Paradebeispiel ist unsere haarsträubende Budgetplanung, über welch ich bereits berichtet hatte. Die Vorteile über mehr Transparenz und einfachere Abläufe hatte ich unserem lispelnden Marketingleiter Herr Claas mehrmals dargestellt. Obwohl er diese nach wie vor versteht und auch für gut befindet, ist immer noch keine Entscheidung über die Einführung einer Software gefallen.

In unserer festgefahrenen Situation kann vermutlich nur er mit der Autorität des Marketingleiters eine klare Entscheidung herbeiführen – ein Machtwort muss her.

Steht die Kommunikationskultur im Wege?

Vermutlich haben die vielen Marketingabteilungen hier im Haus nie richtig gelernt Anforderungen und Vorstellungen an eine Marketingsoftware zu formulieren.

Die Vorstellungen, Denkweisen und Wahrnehmungen gehen bei uns traditionell stark auseinander. Die Einen fordern zunächst eher eine kleine, aber feine Lösung welche zunächst die wichtigsten Aufgaben bei der Budgetplanung erleichtert. Andere wiederum fordern eine umfassende, möglichst durchdachte und weitreichende Lösung bei der möglichst alle Abteilungen und Interessen berücksichtigt werden. Die Einen wollen eher den günstigen Schnellschuss, die Anderen das strategische und sehr teure Monstersystem.

Das hat man nun von einer breiten basisdemokratisch verbreiteten Kommunikationskultur im Unternehmen. Keiner Entscheidet, keiner handelt. Stattdessen fordern, reden, abweisen, zuweisen. Meinung gegen Meinung. Verantwortung – ein Fremdwort.

Das Einzige was mir einfällt ist der Appell an ein dringendes Machtwort des Marketingchefs. Denn wir benötigen endlich eine zentrale Software zur besseren Budgetplanung. Oder was fällt Ihnen dazu ein?

Links:

• Chaos im Marketing
• Marketingplanung so richtig kompliziert
• Der softwaregestützte Planungsprozess im Marketing
• Webcast Aktivitätenplanung im Marketing

Viel schneller, sauberer und hochwertiger geht es mit einer geeigneten Verputzmaschine. Das richtige Werkzeug erleichtert die Arbeit ganz erheblich, spart Zeit und somit Geld.

Wie wichtig das richtige Werkzeug ist erleben wir fast tagtäglich im  Büro. Prinzipiell lässt sich fast Alles mit Excel, Word und Telefon erledigen. Doch wie beim Heimwerkeln stellt sich die Frage, ob diese  Werkzeuge für alle Fälle die effektivsten und besten sind?

Bis zu einem bestimmten Grad ist z.B. das Projekt- oder  Kampagnenmanagement auch mit Excel gut zu erledigen. Doch spätestens  wenn mehrere international verstreute Organisationseinheiten an  Planungs- oder Abstimmungsprozessen beteiligt sind, zeigen sich die  Schwächen. Gefordert sind speziellere Werkzeuge, welche alle Beteiligten  schnell und effizient miteinander kommunizieren lassen – vor allem im  sehr kommunikationsintensiven Marketing.

Gerade dort lassen sich mit einem fachlich angepassten Spezialwerkzeug noch erhebliche Kosten einsparen. Dies liegt zum Einen daran, dass größtenteils immer noch mit der Hand verputzt wird und zum Anderen der Kommunikationsaufwand kontinuierlich weiter steigt.
Das schöne daran ist, dass sich mögliche Effizienzpotentiale durch besser geeignete Software mit Excel berechnen lassen.

Beratung- und Softwarelösungen für Enterprise Markting Management.

Dass es auch anders gehen kann, stelle ich nach einer etwas ausführlicheren Recherche via Google fest. Neben einigen sehr interessanten Artikel, habe ich Unternehmen gefunden welche entweder ihre Dienstleistung oder fertige Softwarelösungen samt Beratung anbieten.

Nun bin ich mir nicht sicher, ob unsere Probleme durch den Kauf einer entsprechenden Managementsoftware für Budgetplanung erledigt sind. Vermutlich eher nicht. Dennoch interessiere ich mich sehr für Marketingsoftware und Lösungen von einigen Firmen. Wir wollen unsere Marketingaktionen besser planen und den Erfolg messen.

Schade, dass es keine Marktübersicht über das Thema Marketingplanung gibt. Alles was ich gefunden habe ist entweder nur Marketing oder nur Software bzw.  IT.

Links:

• Systematisch Marketingaktionen planen und umsetzen
• Software für Marketing Management

Vor allem wir im Marketing durchleuchten aktuell sämtliche Prozesse. Dabei fallen Abläufe die besonders eckig sind sofort auf. Ein Beispiel ist unser Budgetplanungsprozess.

Dabei müssen wir zwei mal im Jahr zentrale Budgets an unsere Ländermärkte vergeben. Dies geschieht abhängig davon, welche Marketingaktivitäten das Land bzw. der Markt geplant hat. D.h. es wird nicht nur über die Höhe des Budget, sondern auch über Inhalt, Sinn, Ziel und Zweck von geplanten Kampagnen befunden. Wie ich von Marketingkollegen von anderen Firmen weiß ist das, generell ein permanenter Diskussionsprozess (Auch Tom hat schon berichtet) . Bei uns aber, scheint er sehr speziell zu sein. Denn nicht nur die rießen Zeitunterschiede machen uns im Dialog mit Australien oder China Probleme, sondern auch noch die vielen Währungsumrechnungen. So kommt es durchaus vor, dass wir früh morgens um 4:00 Uhr oder spät abends um 23:00 Uhr im Büro sitzen, um mit den Asienmärkten in einer Telefonkonferenz über geplante Marketingmaßnahmen zu sprechen.

Verzweiflung durch Vielfalt

An den Zeitunterscheiden zwischen unseren Niederlassungen werde ich wohl nichts ändern können. Vielleicht aber an der Art und Weise wie wir hier zusammenarbeiten. Bisher haben wir dafür nämlich mehrere Excelsheets mit teils sehr komplexen Tabellen und Berechnungen.

Die Berechnungen wurden vor einigen Jahren von einem Praktikanten in die Excel-Sheets einprogrammiert. Seither füllen wir in der zentrale einen Teil aus und senden die Excelsheets an die Niederlassungen. Diese füllen dann Ihre Timelines, Aktivitäten etc. aus und senden es zurück. Da jeder das Excel anders bedient und ausfüllt, erhalten wir von jeder Niederlassung ein anderes Excelsheet zurück. In Summe sind das 32 Stück, von jedem Markt eines.

Nun haben wir die gütige Aufgabe alle Daten zu normieren, bei Unstimmigkeiten wieder hinterher zu telefonieren, das Excel erneut zu bearbeiten usw. Erst am Ende dieser mehrwöchigen, sehr Nervern-aufreibenden Marketingbudgetplanung können wir die gesammelten Planungsdaten in unser SAP-System eingeben. Manuell versuchen wir die Daten und Termine in einem Marketingkalender zu konsolidieren. So richtig funktioniert dies leider auch nicht, da Abhängigkeiten schon bei der ersten Terminänderung vollständig verloren gehen. Nach kurzer Zeit hat hier keiner mehr den Überblick, welcher Event eigentlich wann und wo statt findet.

Wirtschaftskrise und die Chance es besser zu machen

Es gibt alleine in diesem -eigentlich recht einfachen- Planungsablauf viel zu optimieren. Jetzt ist für uns die Gelegenheit dazu, denn wir im Marketing sind aufgefordert nicht nur zu sparen, sondern auch deutlich effektiver zu werden als bisher.

Links:

• Marketing in Krisenzeiten
• Marketing Budgetplanung
• Der Marketingplan in der Kurübersicht

Problem dabei ist, dass bestimmte Märkte einige Unterlagen deutlich früher verfügbar haben müssen als andere.  Z.B. braucht der amerikanische Markt wesentliche Verkaufsargumente viel früher als die europäischen Märkte. Und wenn neue Produktinformationen für Europa verteilt werden müssen, dann auf den Stichtag genau in alle Länder. Dies zeitlich eintutakten ist für unser Marketing immer noch eine große Herausforderung.

Leider kommt es immer noch sehr häufig vor, dass Flyer, Fighting-Guides und Produktbroschüren mit unterschiedlichen Versionen in den Märkten kursieren. Häufig werden so im Verkauf total veraltete Informationen an Endkunden weitergegeben.

Nun habe ich neulich auf diesem Blog einen Bericht über ein System gelesen, das für solche Zwecke dienlich sein kann. Dabei dreht es sich um eine Software, um gezielt solche Marktinginformationen wie wir sie haben zu verteilen. Hier ist ein Video, das die Funktion dieses Systems demonstriert. Schaut es euch an, da werde ich und meine Lieblingskollegin Laura zitiert.