1. Marketing soll Marketing machen
   Einer der Gründe dürfte sein, dass wir im Marketing Marketing machen sollen und uns nicht mit dem Kauf von Software beschäftigen sollen. Im Marketing kennen wir uns bestens aus. Bei der Softwarebeschaffung fehlt uns häufig das Wissen und wir verstehen häufig die komplizierten Anforderungen der IT nicht richtig.
2. Mit Excel geht es nochmal
   Traditionell ist das Marketing eher von einem kurzfristigen Denken geprägt. Nicht nur wir denken eher in Kampagnen und haben nicht die Zeit uns mit langfristigen Strategien zu beschäftigen. Das Excel-Sheet erfüllt seine Funktionalität meist – mehr oder weniger noch.
3. Freude und Spaß gibt es woanders
   IT und Software sind indirekt Ergebnisse einer sehr systematischen Disziplin – der Mathematik. Wir Marketingmenschen sind keine strukturiert denkende Mathematiker, keine systematisch agierende Analytiker. Marketingmenschen empfinden Freude und Spaß eher bei innovativen Ideen, begeisternden Präsentationen und im Verkauf.
   
4. Kreativität braucht Freiraum
   Die IT- und Softwarebranche bringt Standardisierungen und Normierungen mit sich. Häufig stehen diese in direktem Wiederspruch zur Freiheit und Kreativität.  Ohne Kreativität gibt es kein gutes Marketing. Diese Ressentiments führen dazu, dass Software im Marketing nur sehr zögerlich angeschafft wird.
5. Kurze Prozesse sind schneller
   Im Verhältniss zum schnell agierenden Marketing, dauern die IT-Prozesse und Softwareauswahl sehr sehr lange. Dies führt dazu, dass anfangs motivierte Marketingmitarbeiter schon nach kurzer Zeit das Engagement verlieren.
6. Auch kurzfristige Lösungen sind Lösungen
   Wir im Marketing sind es nicht gewohnt Entscheidungen zu fällen, welche langfristige Auswirungen auf das ganze Unternehmen haben können. Zwar wird ab und an ein kleines Softwaretool angeschafft oder gelegentlich eine neue Agentur ausprobiert, doch eine strategische Softwareplattform mit Verbesserungen für Controlling, IT und Management wurde noch nie angeschafft.
7. Keiner versteht Marketingsprache
   Ja nachdem mit welchem IT´ler wir sprechen, kommt es vor dass unsere Marketingsprache nicht verstanden wird. Umgekehrt habe ich ebenso Probleme unsere IT-Rakete Lars Miller zu verstehen. Was interessiert mich welche Datenbankversion und welches Framework für die Software eingesetzt wird. Es muss tun, mehr nicht.
8. Spüren was das Marketing will
   Häufig habe ich das Gefühl, dass wir zwar in der Lage sind eine Kreativagentur zu briefen, nicht aber unsere IT- und Softwareabteilung. Jedes Gespräch endet damit, dass wir unsere Anforderungen erstmal sauber definieren und aufschreiben sollen. Ich dachte immer, dass genau dafür die IT-Abteilung da ist. Zum Glück gibt es dafür inzwischen auf Marketing spezialisierte Softwareanbieter.
9. Unterschiedliche Wahrnehmungen
   Der Karma Marketing Blog hat es im Post “Zu Wahr um schön zu sein” treffend beschrieben. Nicht nur die IT muss das Marketing verstehen, sondern umgekehrt muss auch ein Marketeer die Zwänge der IT einordnen können. Es fehlt in der Zusammenarbeit generell die Fähigkeit bewusst den subjektiven Standpunkt des Gegenübers einzunehmen.
10. Fehlende Einsicht beim Management
    Im Rahmen des operativen Marketings und innerhalb der Abteilungsgrenzen gewährt das Management bisher ausreichend Freiräume für Softwareanschaffungen. Sobald übergreifende Marektingabläufe über Abteilungsgrenzen hinweg in Spiel kommen, wird dies seitens Management schnell der IT überlassen. Wichtige Geschäftsimpulse aus dem Marketing versiegen.

Links:

• Aufbau eines lernenden und effizienten Marketing
• Fragen und Antworten zu Enterprise Marketing Management
• Systematisch Marketingaktionen planen und umsetzen
• Software für Marketing Management
• Marketingaktionen besser planen und Erfolg messen

Paradebeispiel ist unsere haarsträubende Budgetplanung, über welch ich bereits berichtet hatte. Die Vorteile über mehr Transparenz und einfachere Abläufe hatte ich unserem lispelnden Marketingleiter Herr Claas mehrmals dargestellt. Obwohl er diese nach wie vor versteht und auch für gut befindet, ist immer noch keine Entscheidung über die Einführung einer Software gefallen.

In unserer festgefahrenen Situation kann vermutlich nur er mit der Autorität des Marketingleiters eine klare Entscheidung herbeiführen – ein Machtwort muss her.

Steht die Kommunikationskultur im Wege?

Vermutlich haben die vielen Marketingabteilungen hier im Haus nie richtig gelernt Anforderungen und Vorstellungen an eine Marketingsoftware zu formulieren.

Die Vorstellungen, Denkweisen und Wahrnehmungen gehen bei uns traditionell stark auseinander. Die Einen fordern zunächst eher eine kleine, aber feine Lösung welche zunächst die wichtigsten Aufgaben bei der Budgetplanung erleichtert. Andere wiederum fordern eine umfassende, möglichst durchdachte und weitreichende Lösung bei der möglichst alle Abteilungen und Interessen berücksichtigt werden. Die Einen wollen eher den günstigen Schnellschuss, die Anderen das strategische und sehr teure Monstersystem.

Das hat man nun von einer breiten basisdemokratisch verbreiteten Kommunikationskultur im Unternehmen. Keiner Entscheidet, keiner handelt. Stattdessen fordern, reden, abweisen, zuweisen. Meinung gegen Meinung. Verantwortung – ein Fremdwort.

Das Einzige was mir einfällt ist der Appell an ein dringendes Machtwort des Marketingchefs. Denn wir benötigen endlich eine zentrale Software zur besseren Budgetplanung. Oder was fällt Ihnen dazu ein?

Links:

• Chaos im Marketing
• Marketingplanung so richtig kompliziert
• Der softwaregestützte Planungsprozess im Marketing
• Webcast Aktivitätenplanung im Marketing

Viel schneller, sauberer und hochwertiger geht es mit einer geeigneten Verputzmaschine. Das richtige Werkzeug erleichtert die Arbeit ganz erheblich, spart Zeit und somit Geld.

Wie wichtig das richtige Werkzeug ist erleben wir fast tagtäglich im  Büro. Prinzipiell lässt sich fast Alles mit Excel, Word und Telefon erledigen. Doch wie beim Heimwerkeln stellt sich die Frage, ob diese  Werkzeuge für alle Fälle die effektivsten und besten sind?

Bis zu einem bestimmten Grad ist z.B. das Projekt- oder  Kampagnenmanagement auch mit Excel gut zu erledigen. Doch spätestens  wenn mehrere international verstreute Organisationseinheiten an  Planungs- oder Abstimmungsprozessen beteiligt sind, zeigen sich die  Schwächen. Gefordert sind speziellere Werkzeuge, welche alle Beteiligten  schnell und effizient miteinander kommunizieren lassen – vor allem im  sehr kommunikationsintensiven Marketing.

Gerade dort lassen sich mit einem fachlich angepassten Spezialwerkzeug noch erhebliche Kosten einsparen. Dies liegt zum Einen daran, dass größtenteils immer noch mit der Hand verputzt wird und zum Anderen der Kommunikationsaufwand kontinuierlich weiter steigt.
Das schöne daran ist, dass sich mögliche Effizienzpotentiale durch besser geeignete Software mit Excel berechnen lassen.

Beratung- und Softwarelösungen für Enterprise Markting Management.

Dass es auch anders gehen kann, stelle ich nach einer etwas ausführlicheren Recherche via Google fest. Neben einigen sehr interessanten Artikel, habe ich Unternehmen gefunden welche entweder ihre Dienstleistung oder fertige Softwarelösungen samt Beratung anbieten.

Nun bin ich mir nicht sicher, ob unsere Probleme durch den Kauf einer entsprechenden Managementsoftware für Budgetplanung erledigt sind. Vermutlich eher nicht. Dennoch interessiere ich mich sehr für Marketingsoftware und Lösungen von einigen Firmen. Wir wollen unsere Marketingaktionen besser planen und den Erfolg messen.

Schade, dass es keine Marktübersicht über das Thema Marketingplanung gibt. Alles was ich gefunden habe ist entweder nur Marketing oder nur Software bzw.  IT.

Links:

• Systematisch Marketingaktionen planen und umsetzen
• Software für Marketing Management

Vor allem wir im Marketing durchleuchten aktuell sämtliche Prozesse. Dabei fallen Abläufe die besonders eckig sind sofort auf. Ein Beispiel ist unser Budgetplanungsprozess.

Dabei müssen wir zwei mal im Jahr zentrale Budgets an unsere Ländermärkte vergeben. Dies geschieht abhängig davon, welche Marketingaktivitäten das Land bzw. der Markt geplant hat. D.h. es wird nicht nur über die Höhe des Budget, sondern auch über Inhalt, Sinn, Ziel und Zweck von geplanten Kampagnen befunden. Wie ich von Marketingkollegen von anderen Firmen weiß ist das, generell ein permanenter Diskussionsprozess (Auch Tom hat schon berichtet) . Bei uns aber, scheint er sehr speziell zu sein. Denn nicht nur die rießen Zeitunterschiede machen uns im Dialog mit Australien oder China Probleme, sondern auch noch die vielen Währungsumrechnungen. So kommt es durchaus vor, dass wir früh morgens um 4:00 Uhr oder spät abends um 23:00 Uhr im Büro sitzen, um mit den Asienmärkten in einer Telefonkonferenz über geplante Marketingmaßnahmen zu sprechen.

Verzweiflung durch Vielfalt

An den Zeitunterscheiden zwischen unseren Niederlassungen werde ich wohl nichts ändern können. Vielleicht aber an der Art und Weise wie wir hier zusammenarbeiten. Bisher haben wir dafür nämlich mehrere Excelsheets mit teils sehr komplexen Tabellen und Berechnungen.

Die Berechnungen wurden vor einigen Jahren von einem Praktikanten in die Excel-Sheets einprogrammiert. Seither füllen wir in der zentrale einen Teil aus und senden die Excelsheets an die Niederlassungen. Diese füllen dann Ihre Timelines, Aktivitäten etc. aus und senden es zurück. Da jeder das Excel anders bedient und ausfüllt, erhalten wir von jeder Niederlassung ein anderes Excelsheet zurück. In Summe sind das 32 Stück, von jedem Markt eines.

Nun haben wir die gütige Aufgabe alle Daten zu normieren, bei Unstimmigkeiten wieder hinterher zu telefonieren, das Excel erneut zu bearbeiten usw. Erst am Ende dieser mehrwöchigen, sehr Nervern-aufreibenden Marketingbudgetplanung können wir die gesammelten Planungsdaten in unser SAP-System eingeben. Manuell versuchen wir die Daten und Termine in einem Marketingkalender zu konsolidieren. So richtig funktioniert dies leider auch nicht, da Abhängigkeiten schon bei der ersten Terminänderung vollständig verloren gehen. Nach kurzer Zeit hat hier keiner mehr den Überblick, welcher Event eigentlich wann und wo statt findet.

Wirtschaftskrise und die Chance es besser zu machen

Es gibt alleine in diesem -eigentlich recht einfachen- Planungsablauf viel zu optimieren. Jetzt ist für uns die Gelegenheit dazu, denn wir im Marketing sind aufgefordert nicht nur zu sparen, sondern auch deutlich effektiver zu werden als bisher.

Links:

• Marketing in Krisenzeiten
• Marketing Budgetplanung
• Der Marketingplan in der Kurübersicht

Problem dabei ist, dass bestimmte Märkte einige Unterlagen deutlich früher verfügbar haben müssen als andere.  Z.B. braucht der amerikanische Markt wesentliche Verkaufsargumente viel früher als die europäischen Märkte. Und wenn neue Produktinformationen für Europa verteilt werden müssen, dann auf den Stichtag genau in alle Länder. Dies zeitlich eintutakten ist für unser Marketing immer noch eine große Herausforderung.

Leider kommt es immer noch sehr häufig vor, dass Flyer, Fighting-Guides und Produktbroschüren mit unterschiedlichen Versionen in den Märkten kursieren. Häufig werden so im Verkauf total veraltete Informationen an Endkunden weitergegeben.

Nun habe ich neulich auf diesem Blog einen Bericht über ein System gelesen, das für solche Zwecke dienlich sein kann. Dabei dreht es sich um eine Software, um gezielt solche Marktinginformationen wie wir sie haben zu verteilen. Hier ist ein Video, das die Funktion dieses Systems demonstriert. Schaut es euch an, da werde ich und meine Lieblingskollegin Laura zitiert.

Messenachbereitung

Unsere Adressdatenbank ist ja wie ihr wisst nicht die Beste. Da werden Adressen doppelt gespeichert, fehlerhaft und unvollständig eingetragen. Wir arbeiten intensiv an diesem Problem und ich hoffe wir kriegen das bald in den Griff.

Nun müssen wir unsere Kontakte pflegen, die wir auf der Messe kennengelernt haben und Interessenten und Kunden anschreiben. Abgesehen von der Herausforderung Hendriks Handschrift zu entziffern, die er selbst manchmal im Nachhinein nicht mehr lesen kann, beschäftigt uns die Frage, wie wir das E-Mailing bewerkstelligen sollen.

Wir haben leider kein gut funktionierendes Tool für solche Aktionen. Da wird einfach mal drauf los gemailt. Meine Versuche kennt ihr ja! Vor allem müssen wir nun bei dieser Aktion darauf achten, dass wir die Sprachversionen berücksichtigen.

Nicht jeder unserer Kunden und Interessenten ist geübt in schriftlichem Englisch und schon gar nicht in Deutsch. Da wäre es schön wenn wir verschiedensprachige E-Mails hätten. Das dankt uns der Interessent mit Sicherheit und bei den komplizierten Daten zum pneumatischen Grausgusskolben ist es sinnvoll, wenn sie den Inhalt in ihrer Sprache präsentiert bekommen. Dann ist dieser für sie verständlicher und es entstehen keine Missverständnisse.

Das Contact Management Tool

Ich habe das letzte Mal, als ich nach verschiedenen IT-Lösungen für unsere Probleme recherchiert habe, das Contact Management von doubleSlash entdeckt. Das ist genau das was wir schon lange suchen. Denn diese Software hat alle Funtkionen, um ganz einfach die Kontaktdaten von Kunden und Partnern zu verwalten!

Zum Contact Management Funktionsumfang gehört:

• Das Protokollieren von Kontakt- und Aktionsbearbeitungen
• Die Adressen werden geprüft und mit fehlenden Daten angereichert
• Automatische Kontaktnummern
• Kommentare können hinzugefügt werden
• E-Mail-Reminder Funktion
• Individuelle Verschlagwortung
• Prioritäten, Termine, Fälligkeiten können eingetragen werden

Ich habe die verschiedenen Möglichkeiten mit dem Chef durchgesprochen und er ist auch begeistert. Ich werde mir die einzelnen Module mal genauer anschauen und mir Angebote einholen. Dann bekommen wir unsere Probleme vielleicht endlich mal in den Griff.

Event Management

Solche Events zu veranstalten ist schwieriger und nervenaufreibender, wie man zu Anfang vielleicht immer denkt. Schon beim Versenden der Einladungen standen wir vor großen Herausforderungen, denn unser Address Management ist nicht gerade das Beste. Zudem kommt, dass wir kein vernünftiges Newsletter Tool haben, was E-Mail Kampagnen nicht gerade einfach gestaltet.

Nun bereiten uns auch noch die Kreativagenturen und unser Messestand Probleme. Die Abstimmung mit unserer Agentur klappt nicht reibungslos und zu allem Überfluss ist die Lieferung des Messestandes auch schon überfällig. Am 12. Januar hätte dieser eigentlich bei uns eintreffen sollen, doch nun verschiebt sich das Ganze mindestens auf den 19. Ich hoffe nur, dass er in Ordnung ist, denn Korrekturen und Mängel können wir dann nicht mehr verbessern lassen. Der Messestand muss so mit nach Spanien, wie sie ihn uns liefern!

Wir brauchen ein Messe-Organisationssystem

Unsere Planungen in Excel sind einfach eine Katastrophe. Budgets werden nicht richtig kalkuliert und die Termine nicht sorgfältig dargestellt und gepflegt. Die Ausstellungsexponate für die Messen werden nur in Word aufgeführt und das auch noch ohne Zollpapiere. Da ist es nur verständlich, dass man völlig den Überblick verliert. Ich bin gespannt, ob der Messebesuch einigermaßen erfolgreich für uns verläuft. Die Vorbereitungen dafür rauben mir zumindest schon wieder den letzten Nerv!

Ich sage ja schon lange, dass wir unsere IT-Systeme aufpeppen müssen. Ein Tool um Events zu organisieren brauchen wir unbedingt. Dann könnten wir endlich ganzheitlich Schulungsveranstaltungen, Messen oder Vorträge organisieren und durchführen. Ohne diese bekannten, ständig wiederkehrenden Probleme.

Funktionsumfang Event Management Tool

Ich habe mir meine Gedanken gemacht, was für uns das Richtige wäre und mich gleich an die Arbeit gemacht und recherchiert! Was muss ein solches Organisationssystem alles können? Bei meiner Internetrecherche bin ich auf den Softwaredienstleister doubleSlash gestoßen und die bieten beispielsweise ein hervorragendes Event Management Tool an. Dieses Tool umfasst folgende wichtige Funktionen:

• Veranstaltungen selektieren und auflisten
• Status von Veranstaltungen pflegen
• Verwalten von benötigten Ressourcen
• Teilnehmer verwalten
• Teilnahmebestätigungen generieren
• Einladungen zu Veranstaltungen mehrsprachig erstellen und versenden
• Teilnehmer einbuchen und Teilnahme bestätigen
• etc.

E-Mail Verteiler

Ihr erinnert Euch vielleicht an Lauras bisherige, klägliche Versuche E-Mail Kampagnen zu starten. Nun möchte ich das mal in die Hand nehmen, doch das Adressen zusammensuchen ist wieder ein Riesenproblem.

Dazu kommt, dass wir hier kein Newsletter Tool haben. Einige meiner Kollegen sind nicht allzusehr bemüht, ihre Kundendaten zu pflegen. Viele sind veraltet und unvollständig. Bei der E-Mail Aktion benötige ich glücklicherweise nur die E-Mail Adresse, aber mit info@ E-Mail Adressen kann ich leider auch nichts anfangen und davon sind tatsächlich ein paar in unserer Datenbank.

Der böse Spam-Ordner

Ich habe mir Lauras Notizzettel geholt, auf dem sie eine Art Checkliste, stehen hat, auf was wir auf jeden Fall bei E-Mailings achten müssen:

Der Betreff ist ganz wichtig. Vor allem muss er kurz und bündig, aber auch sehr aussagekräftig sein. Die E-Mail muss vom Empfänger wahrgenommen werden und noch viel wichtiger, er soll sie aufmerksam lesen und nicht löschen. Der Betreff ist außerdem auch notwendig, um zu verhindern, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Das ist das letzte Mal nämlich passiert.

Die internationale Zeichenkodierung UTF-8 muss verwendet werden, damit auch der Herr Nari in Indien die E-Mail ohne Probleme lesen kann. Der Herr hat Laura das letzte Mal bei indischen Übersetzungsfehlern geholfen. Ebenso werden wir unseren Großkunden den Schaich Ad-del Scharag einladen, den Laura beim Golf spielen vor einiger Zeit kennengelernt hat.

Marketing Softwarepaket

Die guten Ratschläge hin oder her. Mein Abend hat letztenendes damit geendet, dass ich viele Fehlermeldungen bekommen habe, wegen falscher E-Mail Adressen. Ich muss wirklich mal ein Meeting einberufen und über diese Probleme reden. Es kann so nicht weitergehen.

Erstens brauchen wir ein gescheites Contact Management, damit wir endlich sinnvolle Adressen in unserer Datenbank haben, das zusätzlich noch mit einem einfach bedienbaren Newsletter Tool ausgestattet ist. Ich hoffe wir finden so eine Software bald. Dann wird das Jahr 2009 bestimmt etwas unstressiger und noch erfolgreicher für uns.
Perfekt wäre natürlich ein Marketing Rundum-Softwarepaket das zusätzlich noch einen Marketing Kalender enthält…. aber wir werden sehen, was uns erwartet!

Laut unserem Zeitplan ist nächste Woche das Anschreiben von Interessenten dran, um sie auf unseren pneumatischen Graugusskolben für Hybridmotoren aufmerksam zu machen und ihnen mitzuteilen, dass wir bald in Spanien auf der Messe sein werden.

Excel unser Lieblingstool

Ich muss erstmal die Adressdatenbank nach meinen Kunden durchwülen und Tom und Hendrik hab ich auch schon gesagt, dass sie sich um ihre Kontakte kümmern müssen. Vor allem Hendrik wird einige Tage brauchen, denn er hat die Angewohnheit sich neue Kontakte schnell mal auf Bierdeckel zu notieren und irgendwo im Schreibtisch aufzubewahren.

Das Problem unserer Adressdatenbank habe ich Euch schon einmal geschildert und bisher haben wir das leider noch nicht in Griff bekommen. Wir haben noch kein gut funktionierendes Contact Management System gefunden. Wir arbeiten da genau wie bei unserem Marketingplan mit dem altbekannten Excel.

Address Qualification ist die Lösung

Eines der größten Probleme die wir hier haben, sind veraltete, unvollständige oder doppelt abgespeicherte Adressen. Ich habe mich schon des Öfteren mit anderen Produktmanagern unterhalten, die genau dasselbe Problem plagt.
Im Jahre 2008 könnte man eigentlich erwarten, das jede erfolgreiche Firma mit einem sinnvollen Address Management ausgestattet ist. Vor allem so große Firmen wie wir. Mit rund 4.500 Mitarbeitern in der Fiktiven Maschinenbau GmbH frage ich mich manchmal, wie wir so erfolgreich werden konnten.

Zu einem gut funktionierenden Address Management gehört mehr als nur das Abspeichern und Ordnen von Adressen. Es ist auch sehr wichtig, das schon bei der Neueingabe von Adressen eine Dublettenprüfung stattfindet. Adressen sollten zudem automatisch vervollständigt werden, somit kann eine lange Recherche im Internet verhindert und die Qualität der Adressen gewährleistet werden.

Kontakte richtig managen

Diese Funktionen sind Voraussetzung für ein funktionierendes Contact Management. Werden bei uns Daten geändert, kann im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden, wer etwas geändert hat und vor allem was.
Es wäre auch sehr von Vorteil, wenn man zu den einzelnen Kontakten in der Datenbank Kommentare schreiben könnte. Das erleichtert die Nachbereitung bspw. nach Meetings mit dem Kunden. Hat dieser in dem Gespräch Probleme angesprochen, könnten diese direkt zum Kontakt hinzugefügt und in Zukunft darauf speziell eingegangen werden. Vor allem für den Vertrieb, wäre das sehr sinnvoll. Denn bei uns notiert sich jeder solche wichtigen Informationen auf irgendwelchen Schmierzetteln, die beim Kollegen auf dem Tisch liegen oder auch verloren gehen. Somit ist die Chance auf einen neuen Auftrag schnell vertan!