Das Feedback meiner Kollegen hat mich wirklich gut vorangebracht. Mit deren Verbesserungsvorschlägen war ich in der Lage einen ausgereiften Anforderungskatalog für die neue Gestaltung unserer Webseite zu erstellen. Nachdem jetzt auch das Grobkonzept vorhanden ist, mussten wir feststellen, dass wir intern nicht über das nötige Know-How verfügen, um den Relaunch professionell umzusetzen. Deshalb haben wir uns entschieden, eine externe Agentur einzuschalten. Die Vergabe an einen externen Dienstleister muss selbstverständlich auch mit ins Budget aufgenommen werden. Aber nun stehe ich auch schon vor der nächsten Hürde: Welche Agentur soll es sein und wie finde ich die richtige für die Fiktive Maschinenbau GmbH?

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Ende Juni veranstaltete unsere Vertriebsmannschaft einen Vertriebsevent im Kölner Fußballstadion. Für eine Maschinenbaufirma ist dies ein besonderer Ort. Laut Kollegin Laura war dieser Event sehr professionell geplant und durchgeführt worden.

Heute Mittag treffe ich eher zufällig den Kollegen Matthias Pfanner von VN-2. Er ist von der Abteilung Vertrieb National, die sich hauptsächlich um die Incentivierung der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst kümmert. Ich frage ihn, wie sie solche Vertriebsevents immer und immer wieder so gut umsetzen können.

Seine trockene Antwort war:” Gut planen, besser ausführen und noch besser auswerten, um das nächste Mal noch besser werden zu können.” So einfach ist es also.

Er fügt hinzu, dass es immer wieder zu Missverständnissen und Kommunikationsproblemen zwischen den Mitarbeitern der weltweit verstreuten Vertriebsabteilungen kam. “Eine Zulieferfirma hatte sogar einmal den Messetermin verpasst und wir standen ohne Marketingmaterial auf dem Messestand“, sagte er. Damals haben sie noch mit Excel und per E-Mail gearbeitet.

Heute kann ihnen sowas nicht mehr passieren, denn sie arbeiten mit einem modernen Softwaretool, das bei der Planung, Durchführung und Auswertung ihrer Vertriebsaktionen hilft.

Ich fand das Gespräch sehr interessant, da es bei uns im Marketing ähnlich zugeht. Zwar verwenden wir im Produktmanagement andere Begriffe und es steht eher das Produkt im Mittelpunkt, aber im Kern sind es die gleichen Abläufe. Wir planen unsere Marketingaktivitäten, führen sie aus und müssen danach die Erfolge (hoffentlich) an das Management berichten. Natürlich interessieren wir uns selber auch für diese Zahlen, weil sie den Erfolg/Misserfolg einer Aktivität widerspiegeln.

Das Softwaretool, das bei VN-2 im Vertrieb eingesetzt wird, hat kurioserweise den Namen Marketing Planner. Insofern scheinen einige Vertriebsprozesse gleich zu sein wie im Marketing.

Jeder Heimwerker weiß, dass sich mit dem richtigen Werkzeug fast jede Aufgabe erledigen lässt. Zwar lässt sich auch mit der Kelle eine Wand verputzen, doch gehört viel Geschick und Erfahrung dazu, um den Putz wirklich plan, sauber und gut aussehend aufzutragen.

Viel schneller, sauberer und hochwertiger geht es mit einer geeigneten Verputzmaschine. Das richtige Werkzeug erleichtert die Arbeit ganz erheblich, spart Zeit und somit Geld.

Wie wichtig das richtige Werkzeug ist erleben wir fast tagtäglich im  Büro. Prinzipiell lässt sich fast Alles mit Excel, Word und Telefon erledigen. Doch wie beim Heimwerkeln stellt sich die Frage, ob diese  Werkzeuge für alle Fälle die effektivsten und besten sind?

Bis zu einem bestimmten Grad ist z.B. das Projekt- oder  Kampagnenmanagement auch mit Excel gut zu erledigen. Doch spätestens  wenn mehrere international verstreute Organisationseinheiten an  Planungs- oder Abstimmungsprozessen beteiligt sind, zeigen sich die  Schwächen. Gefordert sind speziellere Werkzeuge, welche alle Beteiligten  schnell und effizient miteinander kommunizieren lassen – vor allem im  sehr kommunikationsintensiven Marketing.

Gerade dort lassen sich mit einem fachlich angepassten Spezialwerkzeug noch erhebliche Kosten einsparen. Dies liegt zum Einen daran, dass größtenteils immer noch mit der Hand verputzt wird und zum Anderen der Kommunikationsaufwand kontinuierlich weiter steigt.
Das schöne daran ist, dass sich mögliche Effizienzpotentiale durch besser geeignete Software mit Excel berechnen lassen.

Beratung- und Softwarelösungen für Enterprise Markting Management.

Wir in der Marketingabteilungen kämpfen bei jedem Produktlaunch mit der gleichen Herausforderung. Immer und immer wieder müssen wir Produktinformationen in den Märkten verteilen.

Problem dabei ist, dass bestimmte Märkte einige Unterlagen deutlich früher verfügbar haben müssen als andere.  Z.B. braucht der amerikanische Markt wesentliche Verkaufsargumente viel früher als die europäischen Märkte. Und wenn neue Produktinformationen für Europa verteilt werden müssen, dann auf den Stichtag genau in alle Länder. Dies zeitlich eintutakten ist für unser Marketing immer noch eine große Herausforderung.

Leider kommt es immer noch sehr häufig vor, dass Flyer, Fighting-Guides und Produktbroschüren mit unterschiedlichen Versionen in den Märkten kursieren. Häufig werden so im Verkauf total veraltete Informationen an Endkunden weitergegeben.

Nun habe ich neulich auf diesem Blog einen Bericht über ein System gelesen, das für solche Zwecke dienlich sein kann. Dabei dreht es sich um eine Software, um gezielt solche Marktinginformationen wie wir sie haben zu verteilen. Hier ist ein Video, das die Funktion dieses Systems demonstriert. Schaut es euch an, da werde ich und meine Lieblingskollegin Laura zitiert.

Endlich sind die vier Tage Messe vorbei. Es war wie immer mehr als anstrengend, aber das ist man von Messen ja nicht anders gewöhnt. Jetzt heißt es Kontakte pflegen und die Messe nachbereiten!

Messenachbereitung

Unsere Adressdatenbank ist ja wie ihr wisst nicht die Beste. Da werden Adressen doppelt gespeichert, fehlerhaft und unvollständig eingetragen. Wir arbeiten intensiv an diesem Problem und ich hoffe wir kriegen das bald in den Griff.

Nun müssen wir unsere Kontakte pflegen, die wir auf der Messe kennengelernt haben und Interessenten und Kunden anschreiben. Abgesehen von der Herausforderung Hendriks Handschrift zu entziffern, die er selbst manchmal im Nachhinein nicht mehr lesen kann, beschäftigt uns die Frage, wie wir das E-Mailing bewerkstelligen sollen.

Wir haben leider kein gut funktionierendes Tool für solche Aktionen. Da wird einfach mal drauf los gemailt. Meine Versuche kennt ihr ja! Vor allem müssen wir nun bei dieser Aktion darauf achten, dass wir die Sprachversionen berücksichtigen.

Nicht jeder unserer Kunden und Interessenten ist geübt in schriftlichem Englisch und schon gar nicht in Deutsch. Da wäre es schön wenn wir verschiedensprachige E-Mails hätten. Das dankt uns der Interessent mit Sicherheit und bei den komplizierten Daten zum pneumatischen Grausgusskolben ist es sinnvoll, wenn sie den Inhalt in ihrer Sprache präsentiert bekommen. Dann ist dieser für sie verständlicher und es entstehen keine Missverständnisse.

Das Contact Management Tool

Ich habe das letzte Mal, als ich nach verschiedenen IT-Lösungen für unsere Probleme recherchiert habe, das Contact Management von doubleSlash entdeckt. Das ist genau das was wir schon lange suchen. Denn diese Software hat alle Funtkionen, um ganz einfach die Kontaktdaten von Kunden und Partnern zu verwalten!

Zum Contact Management Funktionsumfang gehört:

• Das Protokollieren von Kontakt- und Aktionsbearbeitungen
• Die Adressen werden geprüft und mit fehlenden Daten angereichert
• Automatische Kontaktnummern
• Kommentare können hinzugefügt werden
• E-Mail-Reminder Funktion
• Individuelle Verschlagwortung
• Prioritäten, Termine, Fälligkeiten können eingetragen werden

Ich habe die verschiedenen Möglichkeiten mit dem Chef durchgesprochen und er ist auch begeistert. Ich werde mir die einzelnen Module mal genauer anschauen und mir Angebote einholen. Dann bekommen wir unsere Probleme vielleicht endlich mal in den Griff.

Zum Pre-Sales Prozess gehört das Anfertigen der Produktdatenblätter. In einem solchen Datenblatt sind Informationen zu genauen Eigenschaften und Einsatzmöglichkeiten dieses Produktes enthalten. In unserer Firma hat das Ganze kein wirkliches System!

Keine Mustervorlage?

Für unseren Pneumatikschieber war das damals auch ein Riesenaufwand. Ich saß lange Zeit mit unserem Produktionschef zusammen und hab an der Aufbereitung der Daten gearbeitet. Ich als Produktmanagerin des Pneumatikschiebers hab bei der Erstellung der Datenblätter mitgearbeitet. Da ich so etwas noch nie gemacht hatte, suchte ich als erstes nach vorhandenen Datenblättern, bzw. Vorlagen, die ich verwenden konnte.

Das übliche Dateienmeer

Ich hatte wie immer das Problem, dass ich ewig in unserem Dateienmeer suchen musste. In meiner Verzweiflung habe ich mich dann an Karl Zimmermann gewendet, der mir ein ausgedrucktes, altes Datenblatt eines Produktes gegeben hatte, das ich als Muster verwenden konnte.

Mit unserem Produktionschef, der mehr Übung im Ausarbeiten von Produktdatenblättern hat, hab ich es dann geschafft, für den Pneumatikschieber Montageanleitungen und technische Produktpräsentationen zu erstellen.

Stunden habe ich schon verbracht, mich um meine Adressen zu kümmern. Wir haben hier in der Firma einen wahren Kampf gegen unsere Datenbank geführt.

Der arme Tom musste auch schon daran glauben und sich durchwühlen! Nun kam uns endlich die Idee, ein tolles Adress Management System einzuführen. Es soll nie mehr: “Null Datensätze in der Datenbank gefunden” geben. Ich hoffe es zumindest!!!

Filtern, Exportieren und Sortieren

Die etlichen Probleme habe ich Euch schon einmal geschildert. Könnt ihr euch erinnern? Unsere Adressdatenbank war einfach unsinnig. Da gab es Doppeleinträge, veraltete oder unvollständige einträge. Man konnte nicht einfach mal schnell einen Serienbrief verschicken.

Zuerst musste man sich mit den Adressen herumschlagen und die Datensätze sortieren, die benötigt wurden. Man ließ einen Filter darüber laufen und in Excel exportieren. Dann ging es ans Eingemachte!

Prüfen – Prüfen – Prüfen!!!

Sind alle Einträge richtig exportiert worden? Welche Daten fehlen? Stimmt überall der Adresseintrag noch? Gibt es einen Ansprechpartner oder ist überhaupt einer eingetragen?

Hatte man dann alles durchgeschaut musste man fehlende Daten in der Datenbank nachtragen und Doppeleinträge löschen. Das sind recht viele gewesen, weil die Mitarbeiter oft vergessen haben zu prüfen ob es den Eintrag schon gab.

Ab jetzt wird das hoffentlich anders! Ich werde mir ein Angebot für das Adress Qualification Tool von doubleSlash einholen.

Hier ein kurzer Überblick was das alles kann:

> Adressen bei Neueingabe, Import und Ad-Hoc auf Dubletten prüfen
> Adresse auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen
> Adresse automatisch vervollständigen
> Nach PLZ auf- und absteigend sortieren und exportieren
> Adressen mit Postleitzahl, Ort und Straße korrigieren
> Adressen mit Vor- und Nachnamen, Hausnummern, Gebäudeebene auf Zustellbarkeit prüfen
> Adressen mit Dubletten erkennen und kennzeichnen
> Adressen mit aktuellen Telefonnummern anreichern
> Bankverbindungen prüfen