Messenachbereitung

Unsere Adressdatenbank ist ja wie ihr wisst nicht die Beste. Da werden Adressen doppelt gespeichert, fehlerhaft und unvollständig eingetragen. Wir arbeiten intensiv an diesem Problem und ich hoffe wir kriegen das bald in den Griff.

Nun müssen wir unsere Kontakte pflegen, die wir auf der Messe kennengelernt haben und Interessenten und Kunden anschreiben. Abgesehen von der Herausforderung Hendriks Handschrift zu entziffern, die er selbst manchmal im Nachhinein nicht mehr lesen kann, beschäftigt uns die Frage, wie wir das E-Mailing bewerkstelligen sollen.

Wir haben leider kein gut funktionierendes Tool für solche Aktionen. Da wird einfach mal drauf los gemailt. Meine Versuche kennt ihr ja! Vor allem müssen wir nun bei dieser Aktion darauf achten, dass wir die Sprachversionen berücksichtigen.

Nicht jeder unserer Kunden und Interessenten ist geübt in schriftlichem Englisch und schon gar nicht in Deutsch. Da wäre es schön wenn wir verschiedensprachige E-Mails hätten. Das dankt uns der Interessent mit Sicherheit und bei den komplizierten Daten zum pneumatischen Grausgusskolben ist es sinnvoll, wenn sie den Inhalt in ihrer Sprache präsentiert bekommen. Dann ist dieser für sie verständlicher und es entstehen keine Missverständnisse.

Das Contact Management Tool

Ich habe das letzte Mal, als ich nach verschiedenen IT-Lösungen für unsere Probleme recherchiert habe, das Contact Management von doubleSlash entdeckt. Das ist genau das was wir schon lange suchen. Denn diese Software hat alle Funtkionen, um ganz einfach die Kontaktdaten von Kunden und Partnern zu verwalten!

Zum Contact Management Funktionsumfang gehört:

• Das Protokollieren von Kontakt- und Aktionsbearbeitungen
• Die Adressen werden geprüft und mit fehlenden Daten angereichert
• Automatische Kontaktnummern
• Kommentare können hinzugefügt werden
• E-Mail-Reminder Funktion
• Individuelle Verschlagwortung
• Prioritäten, Termine, Fälligkeiten können eingetragen werden

Ich habe die verschiedenen Möglichkeiten mit dem Chef durchgesprochen und er ist auch begeistert. Ich werde mir die einzelnen Module mal genauer anschauen und mir Angebote einholen. Dann bekommen wir unsere Probleme vielleicht endlich mal in den Griff.

Gestern war es soweit! Tom und ich waren auf der Messe. Das war mal ein Tag den wir beide nicht so schnell vergessen werden…

Das Messe – einmal eins

Die Tage vor dem Messebesuch war schon der reinste Stress. Wir haben lange Listen erstellt, was wir alles mitnehmen müssen, damit wir nichts vergessen. Ich bin auch noch nicht so messeerprobt. Unser “Messe einmal eins” lautete daher: Alles einpacken was das Merchandising Archiv zu bieten hat. Wir stapelten das Auto mit Kulis, Blöcken, Quitscheentchen und sonstiges Kleinzeugs voll. Der Messestand wurde auch noch mit eingepackt, schließlich ist der sehr wichtig!

Und nun?

Als wir dann am Messegelände angekommen sind und alles ausgeladen hatte, standen wir schon vor der nächsten Herausforderung. Die Organisation war das reinste Chaos. Wir fanden leider niemanden der uns eingwiesen hätte, an welchen Platz wir müssen, deshalb sind Tom und ich einfach ein paar Runden gelaufen, bis wir ein kleines Schild entdeckt hatten, auf dem Stand: Fiktive Maschinenbau GmbH!
Nachdem wir das erste Hindernis überwunden hatten, kam auch gleich das nächste: Der Messestand. Ich war schon mal auf einer Messe, aber hatte da die Frau Kaiser und den Hendrik Claas dabei, die im Nu den Stand aufgebaut haben. Doch Tom und ich hatten das noch nie gemacht und so starrten wir uns fragend an “und nun?

Dank sei den Nachbarn

Als erstes packten wir alle Teile aus. Ein wahres Wirrwarr entstand vor unserem Stand. Das Ganze wollte nicht so richtig klappen. Doch ein netter Nachbar half uns beim Aufbau und so kamen wir dann doch noch dazu vor dem Messestart alles einzuräumen und frisch und munter die Besucher zu empfangen. Der Tag war letzten endes doch noch ein voller Erfolg, doch am Abend waren wir froh, als wir zusammenpacken konnten und die Heimreise antreten. So ein Messebesuch ist schon wahnsinnig anstrengend und Tom meinte er fällt auch nur noch ins Bett!

Es gibt gute Nachrichten

Die anstrengende Reise nach Chennai hat sich gelohnt. Wir haben einen neuen Großauftrag für unseren Pneumatikschieber bekommen. So langsam etablieren wir uns in Indien.
Ich hoffe wir bekommen dadurch noch viel mehr Aufträge. Nun muss ich erstmal mit meinem Chef alles klären und zu Karle unserem Produktionschef rennen, um ihm die Neuigkeiten zu berichten.

Es gibt einiges zu tun

Jetzt kommt durch den neuen Großauftrag natürlich einiges zu tun, aber ich bin zuversichtlich dass wir das schaffen. Schließlich muss ich das nicht alleine machen. So nebenher bereite ich gerade eine Messebesuch mit Tom Double vor. Da wird es auch wieder Spannendes zu berichten geben. Das könnt Ihr natürlich hier wieder mitverfolgen!

Als Produktmanager(in) tätig zu sein heißt auch irgendwie immer im Dauerjet-lag zu leben. Der Effekt ist tags darauf allerdings dann der, den ihr hier abgebildet seht. Nachdem müssten eigentlich alle Inder an Jet-lag leiden, denn dort gehört ein Schläfchen einfach zur Gesunderhaltung von Körper, Geist und Seele.

Der arme Tom musste auch schon daran glauben und sich durchwühlen! Nun kam uns endlich die Idee, ein tolles Adress Management System einzuführen. Es soll nie mehr: “Null Datensätze in der Datenbank gefunden” geben. Ich hoffe es zumindest!!!

Filtern, Exportieren und Sortieren

Die etlichen Probleme habe ich Euch schon einmal geschildert. Könnt ihr euch erinnern? Unsere Adressdatenbank war einfach unsinnig. Da gab es Doppeleinträge, veraltete oder unvollständige einträge. Man konnte nicht einfach mal schnell einen Serienbrief verschicken.

Zuerst musste man sich mit den Adressen herumschlagen und die Datensätze sortieren, die benötigt wurden. Man ließ einen Filter darüber laufen und in Excel exportieren. Dann ging es ans Eingemachte!

Prüfen – Prüfen – Prüfen!!!

Sind alle Einträge richtig exportiert worden? Welche Daten fehlen? Stimmt überall der Adresseintrag noch? Gibt es einen Ansprechpartner oder ist überhaupt einer eingetragen?

Hatte man dann alles durchgeschaut musste man fehlende Daten in der Datenbank nachtragen und Doppeleinträge löschen. Das sind recht viele gewesen, weil die Mitarbeiter oft vergessen haben zu prüfen ob es den Eintrag schon gab.

Ab jetzt wird das hoffentlich anders! Ich werde mir ein Angebot für das Adress Qualification Tool von doubleSlash einholen.

Hier ein kurzer Überblick was das alles kann:

> Adressen bei Neueingabe, Import und Ad-Hoc auf Dubletten prüfen
> Adresse auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen
> Adresse automatisch vervollständigen
> Nach PLZ auf- und absteigend sortieren und exportieren
> Adressen mit Postleitzahl, Ort und Straße korrigieren
> Adressen mit Vor- und Nachnamen, Hausnummern, Gebäudeebene auf Zustellbarkeit prüfen
> Adressen mit Dubletten erkennen und kennzeichnen
> Adressen mit aktuellen Telefonnummern anreichern
> Bankverbindungen prüfen

Verteilerfunktion

Über UTF-8 habe ich schon geschrieben, da weiß ich nun Bescheid. Dieses Mal war es ein ganz anderes Problem. Ich wollte ganz einfach die E-Mail an genau die gleichen Empfänger schicken wie das letzte Mal. Nur leider habe ich dafür keinen Verteiler oder dergleichen. Ich habe mich dann einfach darauf verlassen, dass sich die Mail noch im "Gesendeten" Ordner befindet.
Das tat sie natürlich nicht. Nach der Aktion mit dem "Betreff vergessen", war ich wütend und habe alle gesendeten E-Mails gelöscht. Das hieß nun für mich, dass ich meine Kontakte alle noch einmal anklicken muss. Leider habe ich wirklich besseres mit meiner Zeit anzufangen,  da ich zeitlich sowieso schon eingeschränkt bin, vor lauter Arbeit am Pneumatikschieber-Projekt.

Kontakte taggen

Gibt es da denn keine sinnvolle Lösung? Gerade für solche Fälle wie das letzte Mal mit dem Betreff, wäre es vorteilhaft wenn man eine Testmail verschicken könnte.
Eine Kategorie "zuletzt gebrauchte Kontakte" oder das man die am häufigsten verwendeten Kontakte als Tagcloud sieht würde die ganze Arbeit erleichtern.
Zwecks meinen multilingualen E-Mails wäre es auch schön, wenn ich meinen Kontakten ansehen würde, welche Sprache sie sprechen. Eine Suchfunktion wie: "alle englischsprachigen Kontakte". Das würde mir das lange durchforsten der Kontaktliste ersparen.

Dank sei dem Nari

Ich treffe mich mit Herr Nari. Er hatte mir diese Woche schon eine Email geschrieben, bezüglich Bedienungsanleitungen und das da gravierende Übersetzungsfehler entdeckt worden sind.

Es ist gut, dass das Ganze noch nicht in Druck gegangen ist, denn es kann sogar zu Geldbußen kommen, wenn man sich Übersetzungsfehler leistet und natürlich zieht so etwas Einnahmeverluste mit sich. Doch soweit ist es ja noch nicht gekommen, dank Herr Nari. Da passt es natürlich zeitlich noch viel besser, dass wir uns endlich mal persönlich kennen lernen, ich werde ihm auf jeden Fall im Namen der Fiktiven Maschinenbau GmbH ein Präsent mitbringen.

Kommentar einfügen

Ich muss mich mal umhören, ob jemand in der Firma etwas persönliches von Herrn Nari weiß. Ob er irgendetwas gerne isst, oder ob er Wein oder dergleichen mag.
Am besten wäre es, wenn ich mir im Laufe der Zeit Notizen mache zu meinen Kontakten und mir aufschreibe, was sie gerne haben oder was man unbedingt vermeiden muss. Leider kann ich in meine Kontaktliste keine Kommentare einfügen, aber ich werde eben auf die alte Methode, die Excel Liste zurückgreifen. Dann können meine Kollegen diese Tabelle mitpflegen.

Der lispelnde Freeclimber

Er ist schon wahnsinnig aufgeregt, da wir ein paar wichtige Gesellschafter erwarten. Hendrik lispelt und es wird natürlich nicht besser wenn er aufgeregt ist. Von dem gebürtigen Norddeutschen hätte ich nicht erwartet, dass er in seiner Freizeit gerne zum Segeln und Freeclimben geht, da er eher ein schüchternes Auftreten hat.

Durch die Hektik wegen des Meetings geht es im Haus drunter und drüber. Ich bin gerade dabei den Marketingplan für den Pneumatikschieber zu erstellen und hierzu wollte ich natürlich auch Hendrik miteinbeziehen, aber der ist nervlich aufgelöst und hat diese Woche keine Zeit mehr für mich und deswegen fang ich einfach schon mal selber damit an.

Fettnäpchen vermeiden!

Ein wichtiges Detail das wir in dem Meeting klären wollen, ist wie wir unsere Produkte dort vermarkten wollen. In der Firma herrschen keine landesspezifischen Vermarktungsrichtlinien. Gut dass wir einen Indienexperten eingeladen haben, der uns über die wichtigsten "Fettnäpfchen" aufklären kann.

Big America

Gestern bin ich nach Amerika geflogen zu einem Lieferanten von uns. Zusammen mit Karl Zimmermann, dem Produktionschef, wollten wir uns vor Ort ein paar neue Maschinen anschauen, die unsere Produktion des Pneumatikschiebers optimal umsetzen soll.

A typical American Guy

Von Tom Double wurden wir recht herzlich empfangen. Ich bekam sogar einen Strauß Blumen und wir wurden zum Essen eingeladen! "A typical American Guy" könnte man sagen. Ich war schon lange nicht mehr in den Staaten und ich hatte am Anfang leichte Schwierigkeiten den Slang von Tom zu verstehen, aber ich gewöhnte mich daran. Er war sehr hilfbereit und kompetent. Alle wichtigen Fragen konnte er uns beantworten. Ich denke wir werden in Zukunft gut zusammen arbeiten.

Nicht nur die Sprache ist ein Problem

Das Problem an internationalen E-Mailings sind in erster Linie natürlich die unterschiedlichen Sprachversionen. Lars Miller hat mir das letzte Mal etwas von verschiedenen Codierungen erzählt, der Begriff UTF-8 fiel. Für mich ein großes Fragezeichen! Da musste ich nochmal näher nachfragen, ich bin technisch nicht so bewandelt.
Herr Miller erklärte mir, dass das eine zentrale Bedeutung für die globale Zeichenkodierung im Internet hat und wichtig für E-Mails ist, da man sonst die E-Mails nicht lesen kann. Von dem sogenannten Internet Mail Consortium wird empfohlen, dass alle EMail Programme in UTF-8 darstellen und senden sollten. Das habe ich soweit schon mal verstanden.

Sie haben Post!

Dann habe ich mir überlegt, dass es schön wäre, wenn alle meine Kunden meine Mail morgens um acht Uhr in ihrem Posteingang finden würden, unabhängig von der Zeitverschiebung. Die Frage ist: Geht das und wenn ja wie?

Also ich weiß dass man im Outlook einen Zeitregler einstellen kann, so ähnlich wie bei meinen Blogs, aber ich denke für ein professionelles Mailing brauche ich eher ein richtiges E-Mail Tool, bei dem man die Zeitverschiebung der verschiedenen Länder einstellen kann. Ich bin momentan sowieso auf der Suche nach sinnvollen Lösungen unserer Probleme in der Firma, vielleicht stoße ich auf ein geeignetes Tool.