Etwas freizügig berichtete ich neulich wie holprig unsere Budgetplanung im Marketing abläuft. Hauptverantwortlich dafür ist meiner Meinung nach die Art und Weise wie wir hier zusammen arbeiten. Nämlich mit Excel.
Dass es auch anders gehen kann, stelle ich nach einer etwas ausführlicheren Recherche via Google fest. Neben einigen sehr interessanten Artikel, habe ich Unternehmen gefunden welche entweder ihre Dienstleistung oder fertige Softwarelösungen samt Beratung anbieten.
Nun bin ich mir nicht sicher, ob unsere Probleme durch den Kauf einer entsprechenden Managementsoftware für Budgetplanung erledigt sind. Vermutlich eher nicht. Dennoch interessiere ich mich sehr für Marketingsoftware und Lösungen von einigen Firmen. Wir wollen unsere Marketingaktionen besser planen und den Erfolg messen.
Schade, dass es keine Marktübersicht über das Thema Marketingplanung gibt. Alles was ich gefunden habe ist entweder nur Marketing oder nur Software bzw. IT.
Links:
Heute hatten wir unseren ersten Tag auf der Messe. Es ging natürlich alles drunter und drüber. Wir hatten ja noch vor der Hinreise nach Spanien Ärger mit dem Messestand und mit dem Zoll. Doch glücklicherweise haben wir alles geregelt bekommen und wir sind sicher mit dem pneumatischen Graugusskolben in Spanien und auf dem Messegelände angekommen.
Das Messevideo Problem
Da sich der spanische Ministerpräsident für die Messe angekündigt hat, haben wir uns überlegt ein Messevideo zu beauftragen. Die ganze Sache war natürlich sehr kurzfristig und wir saßen regelrecht auf heißen Kohlen und warteten sehnsüchtig darauf, dass wir das Video endlich in den Händen halten können. Heute morgen haben wir es dann erhalten, aber das nächste Problem hatte sich gleich angekündigt!
Unsere Agentur hat das Video in einem komischen Format gespeichert, dass wir auf unserem Laptop nicht abspielen konnten. Ich musste ungefähr fünfmal mit unserem ITler Lars telefonieren, bis wir es hinbekommen haben, es in ein anderes Format umzuwandeln und abzuspielen.
Ich sage ja schon lange, dass wir eine professionelle Lösung für solche Probleme – die es bei uns ständig gibt – brauchen.
Protokolle schreiben
Unser Chef hat uns aufgetragen, ihm täglich den Stand der Dinge zu protokollieren. Da er natürlich Telefonkosten sparen möchte, verlangt er das Ganze auch noch schriftlich, was uns abends nach dem Messestress mindestens auch noch 1-2 Stunden beanspruchen wird. Ich persönlich muss zugeben, dass ich darauf nicht wirklich viel Lust habe, denn abends hab ich keinen Nerv mehr mich an den PC zu setzen und noch Protokolle zu schreiben.
Da müsste es doch auch eine sinnvolle IT-Lösung geben, mit der das schnell erledigt ist und man mit ein paar Clicks Auswertungen und Präsentationen erstellen kann. Das wird dann wahrscheinlich wieder etwas Recherche erfordern, wenn wir wieder zu Hause sind.
Hostessen, Standpersonal und Quitscheentchen
Gestern haben wir noch gemeinsam den Messestand inspiziert und nachgeschaut ob alles richtig aufgebaut wurde. Das haben die netten Herren von der Messe für uns erledigt. Voll zufrieden sind wir gegen Abend zurück ins Hotel gekommen. Dort hat uns dann auch schon die nächste schlimme Nachricht erreicht.
Unser Standpersonal wird für den ersten Tag nicht rechtzeitig in Spanien sein, da es irgendwelche Probleme am Flughafen gibt. Wenn sie überhaupt noch kommen, dann erst am letzten Tag der Messe, was uns dann ja nicht mehr viel bringt, denn die Messe geht vier Tage! Also haben wir uns dann abends noch ans Telefon gehängt und sämtliche externe Agenturen angerufen, um noch ein Standpersonal zu organisieren.
Wir konnten sogar noch zwei Damen auftreiben, die älterer Generation sind. Leider muss ich dazu sagen, dass ich mit meinem Standpersonal von zu Hause glücklicher gewesen wäre, denn die spanischen Damen können kaum Englisch, was die Kommunikation am Messestand heute sehr erschwert hat. Trotz allem haben wir den Tag einigermaßen erfolgreich hinter uns gebracht! Ich bin mal gespannt was in den nächsten Tagen noch auf uns zukommt…
Ich hab mal wieder Tage hinter mir – grauenvoll! Das einzig gute war, dass der Messestand endlich gekommen ist und alles damit in Ordnung war. Doch unser Graugusskolben hatte noch einige Probleme mit dem Zoll bekommen.
Spediteur gesucht
Trotz der ganzen Organisationsschwierigkeiten, die wir die ganze Zeit haben, kam der Tag an dem wir uns auf den Weg nach Spanien gemacht haben. Glücklich im Hotel in Spanien angekommen, haben wir vom Zoll einen Anruf erhalten. Unser Graugusskolben hat es nicht durch den Zoll geschafft, da der Verdacht auf Bombenflüssigkeit bestand. Da war das Chaos wieder groß!
Jetzt haben wir sämtliche Unterlagen und technische Datenblätter, die zum Graugusskolben gehören, zusammengekratzt und sind nun auf der Suche nach einem neuen Spediteur. Aber ich bin noch zuversichtlich. Schlimmer kann es bald nicht mehr kommen!
Der spanische Minister
Laura hat heute schon eine Mail von der Sekretärin des spanischen Minister bekommen. Sie teilte uns freundlich mit, dass ihr Chef auch auf der Messe erscheinen wird und der Minister sich schon außerordentlich auf unseren Stand freut. Da mussten wir uns dann auf die Schnelle noch etwas ganz Besonderes einfallen lassen, denn eine solche Gelegenheit bietet sich einem ja nicht alle Tage.
Wir haben dann bei unserer Agentur ein Messevideo beauftragt. Ich hoffe das kommt in den nächsten Tagen, denn am 30.01. startet die Messe und davor möchte ich das Video schon noch sehen. Vor allem mache ich mir Sorgen, dass die Post da nicht ganz mitspielt. Man kennt das ja, wenn es dringend ist, lässt sich die Post etwas länger Zeit. Da wäre es toll wenn die Agentur uns das Video schnell per Mail zusenden könnte, aber ich denke das wird viel zu groß sein.
Laura hat sich das letzte Mal auch schon darüber beschwert, dass wir eine Möglichkeit finden müssen, Dateien online verfügbar zu machen. Dann müssten wir jetzt nicht um unser Video und unseren Messestart bangen!
Unser Messebesuch steht so langsam an. Ende Januar ist es soweit, wir gehen mit unserem pneumatischen Graugusskolben für Hybridmotoren nach Spanien. Die Vorbereitungen laufen natürlich auf Hochtouren und es gibt wie immer nur Probleme, Probleme, Probleme…
Event Management
Solche Events zu veranstalten ist schwieriger und nervenaufreibender, wie man zu Anfang vielleicht immer denkt. Schon beim Versenden der Einladungen standen wir vor großen Herausforderungen, denn unser Address Management ist nicht gerade das Beste. Zudem kommt, dass wir kein vernünftiges Newsletter Tool haben, was E-Mail Kampagnen nicht gerade einfach gestaltet.
Nun bereiten uns auch noch die Kreativagenturen und unser Messestand Probleme. Die Abstimmung mit unserer Agentur klappt nicht reibungslos und zu allem Überfluss ist die Lieferung des Messestandes auch schon überfällig. Am 12. Januar hätte dieser eigentlich bei uns eintreffen sollen, doch nun verschiebt sich das Ganze mindestens auf den 19. Ich hoffe nur, dass er in Ordnung ist, denn Korrekturen und Mängel können wir dann nicht mehr verbessern lassen. Der Messestand muss so mit nach Spanien, wie sie ihn uns liefern!
Wir brauchen ein Messe-Organisationssystem
Unsere Planungen in Excel sind einfach eine Katastrophe. Budgets werden nicht richtig kalkuliert und die Termine nicht sorgfältig dargestellt und gepflegt. Die Ausstellungsexponate für die Messen werden nur in Word aufgeführt und das auch noch ohne Zollpapiere. Da ist es nur verständlich, dass man völlig den Überblick verliert. Ich bin gespannt, ob der Messebesuch einigermaßen erfolgreich für uns verläuft. Die Vorbereitungen dafür rauben mir zumindest schon wieder den letzten Nerv!
Ich sage ja schon lange, dass wir unsere IT-Systeme aufpeppen müssen. Ein Tool um Events zu organisieren brauchen wir unbedingt. Dann könnten wir endlich ganzheitlich Schulungsveranstaltungen, Messen oder Vorträge organisieren und durchführen. Ohne diese bekannten, ständig wiederkehrenden Probleme.
Funktionsumfang Event Management Tool
Ich habe mir meine Gedanken gemacht, was für uns das Richtige wäre und mich gleich an die Arbeit gemacht und recherchiert! Was muss ein solches Organisationssystem alles können? Bei meiner Internetrecherche bin ich auf den Softwaredienstleister doubleSlash gestoßen und die bieten beispielsweise ein hervorragendes Event Management Tool an. Dieses Tool umfasst folgende wichtige Funktionen:
- Veranstaltungen selektieren und auflisten
- Status von Veranstaltungen pflegen
- Verwalten von benötigten Ressourcen
- Teilnehmer verwalten
- Teilnahmebestätigungen generieren
- Einladungen zu Veranstaltungen mehrsprachig erstellen und versenden
- Teilnehmer einbuchen und Teilnahme bestätigen
- etc.
Heute hatten wir unser erstes Meeting zum Thema Produktmanagement. Mit dabei waren unser Chef Gerhard Obermann, Tom Double, der für die Vermarktung zuständig ist, ich und Hendrik Claas – unser Marketingchef.
Wir haben den aktuellen Stand besprochen, wie weit wir im letzten Jahr gekommen sind, die nächsten Schritte für die kommenden Wochen und das Jahr 2009 analysiert.
Erfolgskurs
Um mit wenigen Worten das letzte Jahr zu beschreiben: Es ist gut gelaufen! Wir haben ja in einigen Dingen so unsere Schwierigkeiten, doch die werden wir im kommenden Jahr in Angriff nehmen und die Probleme hoffentlich gelöst bekommen.
Tom bleibt uns weiterhin erhalten und wird mich in den meisten Dingen unterstützen. Ich bin sehr froh dass wir ihn das letzte Jahr eingestellt haben. Alleine das Produktmanagement zu bewältigen ist in dieser Firma ein Ding der Unmöglichkeit. Der Chef ist auch sehr zufrieden mit ihm.
Next Steps
In den nächsten Wochen kommen interessante Aufgaben auf uns zu. Ende Januar werden wir in Spanien auf die Messe gehen. Da gibt es noch einiges in den nächste drei Wochen vorzubereiten !
Ihr seht es bleibt spannend und ich bin mir sicher, das wir wieder vor einigen fast unlösbaren Problemen stehen werden. Doch ich als Superwoman verspreche Euch, dass ich das alles in Griff bekommen werde… Bleibt dran!
Happy New Year!
Ich wünsche Euch einen guten Rutsch ins neue Jahr.
Genießt die freien Tage und startet gut ins Jahr 2009!
Ein großes Danke an meine treuen Leser! Bleibt mir weiterhin so treu und wie immer würde ich mich über Kommentare von Euch auf meinem Blog sehr freuen.
Das Jahr 2009 bringt mit Sicherheit wieder einige Erlebnisse von denen ich Euch natürlich gerne hier regelmäßig berichten werde.
Eure Laura Slash
Gestern wollte ich noch schnell Einladungen für die Messe in Spanien per E-Mail versenden. Die Katastrophe ist bald perfekt. Die Organisation in dieser Firma schwächelt sehr. Der Marketingplan wird als Zeichenvorlage verwendet, wichtige Kontaktdaten auf Bierdeckel geschmiert und E-Mail Aktionen sind mehr als eine Herausforderung!
E-Mail Verteiler
Ihr erinnert Euch vielleicht an Lauras bisherige, klägliche Versuche E-Mail Kampagnen zu starten. Nun möchte ich das mal in die Hand nehmen, doch das Adressen zusammensuchen ist wieder ein Riesenproblem.
Dazu kommt, dass wir hier kein Newsletter Tool haben. Einige meiner Kollegen sind nicht allzusehr bemüht, ihre Kundendaten zu pflegen. Viele sind veraltet und unvollständig. Bei der E-Mail Aktion benötige ich glücklicherweise nur die E-Mail Adresse, aber mit info@ E-Mail Adressen kann ich leider auch nichts anfangen und davon sind tatsächlich ein paar in unserer Datenbank.
Der böse Spam-Ordner
Ich habe mir Lauras Notizzettel geholt, auf dem sie eine Art Checkliste, stehen hat, auf was wir auf jeden Fall bei E-Mailings achten müssen:
Der Betreff ist ganz wichtig. Vor allem muss er kurz und bündig, aber auch sehr aussagekräftig sein. Die E-Mail muss vom Empfänger wahrgenommen werden und noch viel wichtiger, er soll sie aufmerksam lesen und nicht löschen. Der Betreff ist außerdem auch notwendig, um zu verhindern, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Das ist das letzte Mal nämlich passiert.
Die internationale Zeichenkodierung UTF-8 muss verwendet werden, damit auch der Herr Nari in Indien die E-Mail ohne Probleme lesen kann. Der Herr hat Laura das letzte Mal bei indischen Übersetzungsfehlern geholfen. Ebenso werden wir unseren Großkunden den Schaich Ad-del Scharag einladen, den Laura beim Golf spielen vor einiger Zeit kennengelernt hat.
Marketing Softwarepaket
Die guten Ratschläge hin oder her. Mein Abend hat letztenendes damit geendet, dass ich viele Fehlermeldungen bekommen habe, wegen falscher E-Mail Adressen. Ich muss wirklich mal ein Meeting einberufen und über diese Probleme reden. Es kann so nicht weitergehen.
Erstens brauchen wir ein gescheites Contact Management, damit wir endlich sinnvolle Adressen in unserer Datenbank haben, das zusätzlich noch mit einem einfach bedienbaren Newsletter Tool ausgestattet ist. Ich hoffe wir finden so eine Software bald. Dann wird das Jahr 2009 bestimmt etwas unstressiger und noch erfolgreicher für uns.
Perfekt wäre natürlich ein Marketing Rundum-Softwarepaket das zusätzlich noch einen Marketing Kalender enthält…. aber wir werden sehen, was uns erwartet!
Im Namen der ganzen Belegschaft der Fiktive Maschinenbau GmbH und unserem Chef Herr Obermann möchten wir Euch frohe Festtage wünschen. Wir hoffen Sie verbringen erholsame Tage im Kreise Ihrer Liebsten!
Frohe Weihnachten
Am Himmel glänzt ganz hell und fern,
der allererste Abendstern.
Rings um ihn ist dunkle Nacht,
der Stern hält stolz die Abendwacht.
Er schaut zur Erde, auf jedes Tier,
blickt auf die Häuser, schaut auch zu dir.
Er schickt mit seinem Silberschein,
dir gute Wünsche ins Haus hinein.
Und naht die liebe Weihnachtszeit,
trägt er sein schönstes Silberkleid
und hält für dich am Himmelsbaum
bereit den schönsten Weihnachtstraum.
Laut unserem Zeitplan ist nächste Woche das Anschreiben von Interessenten dran, um sie auf unseren pneumatischen Graugusskolben für Hybridmotoren aufmerksam zu machen und ihnen mitzuteilen, dass wir bald in Spanien auf der Messe sein werden.
Excel unser Lieblingstool
Ich muss erstmal die Adressdatenbank nach meinen Kunden durchwülen und Tom und Hendrik hab ich auch schon gesagt, dass sie sich um ihre Kontakte kümmern müssen. Vor allem Hendrik wird einige Tage brauchen, denn er hat die Angewohnheit sich neue Kontakte schnell mal auf Bierdeckel zu notieren und irgendwo im Schreibtisch aufzubewahren.
Das Problem unserer Adressdatenbank habe ich Euch schon einmal geschildert und bisher haben wir das leider noch nicht in Griff bekommen. Wir haben noch kein gut funktionierendes Contact Management System gefunden. Wir arbeiten da genau wie bei unserem Marketingplan mit dem altbekannten Excel.
Address Qualification ist die Lösung
Eines der größten Probleme die wir hier haben, sind veraltete, unvollständige oder doppelt abgespeicherte Adressen. Ich habe mich schon des Öfteren mit anderen Produktmanagern unterhalten, die genau dasselbe Problem plagt.
Im Jahre 2008 könnte man eigentlich erwarten, das jede erfolgreiche Firma mit einem sinnvollen Address Management ausgestattet ist. Vor allem so große Firmen wie wir. Mit rund 4.500 Mitarbeitern in der Fiktiven Maschinenbau GmbH frage ich mich manchmal, wie wir so erfolgreich werden konnten.
Zu einem gut funktionierenden Address Management gehört mehr als nur das Abspeichern und Ordnen von Adressen. Es ist auch sehr wichtig, das schon bei der Neueingabe von Adressen eine Dublettenprüfung stattfindet. Adressen sollten zudem automatisch vervollständigt werden, somit kann eine lange Recherche im Internet verhindert und die Qualität der Adressen gewährleistet werden.
Kontakte richtig managen
Diese Funktionen sind Voraussetzung für ein funktionierendes Contact Management. Werden bei uns Daten geändert, kann im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden, wer etwas geändert hat und vor allem was.
Es wäre auch sehr von Vorteil, wenn man zu den einzelnen Kontakten in der Datenbank Kommentare schreiben könnte. Das erleichtert die Nachbereitung bspw. nach Meetings mit dem Kunden. Hat dieser in dem Gespräch Probleme angesprochen, könnten diese direkt zum Kontakt hinzugefügt und in Zukunft darauf speziell eingegangen werden. Vor allem für den Vertrieb, wäre das sehr sinnvoll. Denn bei uns notiert sich jeder solche wichtigen Informationen auf irgendwelchen Schmierzetteln, die beim Kollegen auf dem Tisch liegen oder auch verloren gehen. Somit ist die Chance auf einen neuen Auftrag schnell vertan!
Ich habe schon einmal über die Organisationsprobleme, was die Marketingaktivitäten angeht, berichtet! Die Marketingplanung kann hier einfach noch nicht reibungslos geplant und koordiniert werden:
Excel 97:
Also eines der ersten Schwierigkeiten, die wir hier in der Fiktiven Maschinenbau GmbH bei der Planung der Marketingaktivitäten haben ist, dass jeder irgendwie auf irgendwelche Excel-Listen zugreifen kann.
Da wird wahrlos daran rumexperimentiert, Angaben geändert, Daten weitergeben oder in unauffindbaren Ordnern abgespeichert.
Rosa-Tick:
Dazu kommt, dass jeder auf die Daten zugreifen kann. Da sollte es dringend ein Rechtemanagement geben.
Frau Kaiser, unsere hektische Vertrieblerin, hat im Moment bspw. einen wahren Rosa-Tick. Anstatt die vorgschriebenen Farben zum Makieren bestimmter Zeiten zu verwenden, nimmt sie sich das Privileg raus und schattiert alles in Rosatönen. Ich brauche ja nicht extra sagen, dass das nur verwirrt und die Excel-Liste am Ende nur unbrauchbar ist!
Budgetplanung:
Ich muss zugeben, ich bin kein Mathe-Genie. Schon während meiner Schulzeit haben mir komplizierte Berechnungen Kopfzerbrechen bereitet und wenn ich nur an die “Wenn-Dann” Funktionen denke, wird mir schon ganz schwindelig. Aber was es in unserem Marketingplan für Berechnungen gibt, treibt sogar dem besten Excel-Crack Schweißperlen auf die Stirn.
Hochkomplzierte Formeln bereiten uns gerade die übelsten Schwierigkeiten. Anscheinend stammen diese noch aus der Zeit unseres Praktikanten, der ein Mathematik Student im 18. Semester war und eine wahre Leidenschaft für außergewöhnliche Rechenformeln entwickelt hatte.
Ein Marketing-Tool soll Abhilfe schaffen
Damit meine Nerven endlich geschont werden, bin ich auf der Suche nach einem tollen Marketing-Tool! Wir müssen demnächst nach Spanien auf eine Messe und unser pneumatischer Grausgusskolben für Hybridmotoren vorstellen. Das ist eines der wichtigsten Events seit langem. Hoher Besuch erwartet uns, da müssen wir top vorbereitet sein und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
Es gibt noch so viel zu organisieren, doch ich weigere mich bald, diese rosafarbene Liste zu öffnen. Vor allem diese Berechungen treiben mich noch zum Wahnsinn… Es ist schon oft vorgekommen, dass ich aus Indien nachts um drei Uhr Anrufe von Kollegen bekommen habe, weil die die Zeitverschiebung vergessen haben und weil die Daten, die ich Ihnen geschickt habe, nicht wirklich richtig sind. Da werden Budgets falsch berechnet und keiner weiß genau warum.
Funktionsumfang der Marketing Software
Ich erkundige mich nun nach einer Marketing Software, die bspw. ganz einfach über den Webbrowser genutzt werden kann. Vor allem find ich es wichtig, dass man Änderungen nachverfolgen kann und genau aufgelistet wird, wer wann was geändert hat.
Eine einfache Kategorisierung von Termin-, Aktivitäten und Budgetplanungen, sowie eine zeitliche Synchronisation mit internationalen Teams, wie wir zum Beispiel in Indien haben, sollte möglich sein.
Wenn das Tool noch mit einer umfassenden Benutzer- und Rechteverwaltung ausgestattet ist, wäre das ein Traum! Etwas Passendes habe ich hier schon einmal entdeckt… Der Marketing Calendar!