Jeder Heimwerker weiß, dass sich mit dem richtigen Werkzeug fast jede Aufgabe erledigen lässt. Zwar lässt sich auch mit der Kelle eine Wand verputzen, doch gehört viel Geschick und Erfahrung dazu, um den Putz wirklich plan, sauber und gut aussehend aufzutragen.

Viel schneller, sauberer und hochwertiger geht es mit einer geeigneten Verputzmaschine. Das richtige Werkzeug erleichtert die Arbeit ganz erheblich, spart Zeit und somit Geld.

Wie wichtig das richtige Werkzeug ist erleben wir fast tagtäglich im  Büro. Prinzipiell lässt sich fast Alles mit Excel, Word und Telefon erledigen. Doch wie beim Heimwerkeln stellt sich die Frage, ob diese  Werkzeuge für alle Fälle die effektivsten und besten sind?

Bis zu einem bestimmten Grad ist z.B. das Projekt- oder  Kampagnenmanagement auch mit Excel gut zu erledigen. Doch spätestens  wenn mehrere international verstreute Organisationseinheiten an  Planungs- oder Abstimmungsprozessen beteiligt sind, zeigen sich die  Schwächen. Gefordert sind speziellere Werkzeuge, welche alle Beteiligten  schnell und effizient miteinander kommunizieren lassen – vor allem im  sehr kommunikationsintensiven Marketing.

Gerade dort lassen sich mit einem fachlich angepassten Spezialwerkzeug noch erhebliche Kosten einsparen. Dies liegt zum Einen daran, dass größtenteils immer noch mit der Hand verputzt wird und zum Anderen der Kommunikationsaufwand kontinuierlich weiter steigt.
Das schöne daran ist, dass sich mögliche Effizienzpotentiale durch besser geeignete Software mit Excel berechnen lassen.

Beratung- und Softwarelösungen für Enterprise Markting Management.

Etwas freizügig berichtete ich neulich wie holprig unsere Budgetplanung im Marketing abläuft. Hauptverantwortlich dafür ist meiner Meinung nach die Art und Weise wie wir hier zusammen arbeiten. Nämlich mit Excel.

Dass es auch anders gehen kann, stelle ich nach einer etwas ausführlicheren Recherche via Google fest. Neben einigen sehr interessanten Artikel, habe ich Unternehmen gefunden welche entweder ihre Dienstleistung oder fertige Softwarelösungen samt Beratung anbieten.

Nun bin ich mir nicht sicher, ob unsere Probleme durch den Kauf einer entsprechenden Managementsoftware für Budgetplanung erledigt sind. Vermutlich eher nicht. Dennoch interessiere ich mich sehr für Marketingsoftware und Lösungen von einigen Firmen. Wir wollen unsere Marketingaktionen besser planen und den Erfolg messen.

Schade, dass es keine Marktübersicht über das Thema Marketingplanung gibt. Alles was ich gefunden habe ist entweder nur Marketing oder nur Software bzw.  IT.

Links:

• Systematisch Marketingaktionen planen und umsetzen
• Software für Marketing Management

Die Wirtschaftskrise hat uns voll erwischt. Unser Absätze sind drastisch nach unten gerutscht, unsere Neubestellungen liegen auf dem Niveau des Jahres 2001. Intern steht so ziemlich jeder Ablauf, jeder Kostenstelle und jede Aktivität auf dem Prüfstein.

Vor allem wir im Marketing durchleuchten aktuell sämtliche Prozesse. Dabei fallen Abläufe die besonders eckig sind sofort auf. Ein Beispiel ist unser Budgetplanungsprozess.

Dabei müssen wir zwei mal im Jahr zentrale Budgets an unsere Ländermärkte vergeben. Dies geschieht abhängig davon, welche Marketingaktivitäten das Land bzw. der Markt geplant hat. D.h. es wird nicht nur über die Höhe des Budget, sondern auch über Inhalt, Sinn, Ziel und Zweck von geplanten Kampagnen befunden. Wie ich von Marketingkollegen von anderen Firmen weiß ist das, generell ein permanenter Diskussionsprozess (Auch Tom hat schon berichtet) . Bei uns aber, scheint er sehr speziell zu sein. Denn nicht nur die rießen Zeitunterschiede machen uns im Dialog mit Australien oder China Probleme, sondern auch noch die vielen Währungsumrechnungen. So kommt es durchaus vor, dass wir früh morgens um 4:00 Uhr oder spät abends um 23:00 Uhr im Büro sitzen, um mit den Asienmärkten in einer Telefonkonferenz über geplante Marketingmaßnahmen zu sprechen.
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Wir in der Marketingabteilungen kämpfen bei jedem Produktlaunch mit der gleichen Herausforderung. Immer und immer wieder müssen wir Produktinformationen in den Märkten verteilen.

Problem dabei ist, dass bestimmte Märkte einige Unterlagen deutlich früher verfügbar haben müssen als andere.  Z.B. braucht der amerikanische Markt wesentliche Verkaufsargumente viel früher als die europäischen Märkte. Und wenn neue Produktinformationen für Europa verteilt werden müssen, dann auf den Stichtag genau in alle Länder. Dies zeitlich eintutakten ist für unser Marketing immer noch eine große Herausforderung.

Leider kommt es immer noch sehr häufig vor, dass Flyer, Fighting-Guides und Produktbroschüren mit unterschiedlichen Versionen in den Märkten kursieren. Häufig werden so im Verkauf total veraltete Informationen an Endkunden weitergegeben.

Nun habe ich neulich auf diesem Blog einen Bericht über ein System gelesen, das für solche Zwecke dienlich sein kann. Dabei dreht es sich um eine Software, um gezielt solche Marktinginformationen wie wir sie haben zu verteilen. Hier ist ein Video, das die Funktion dieses Systems demonstriert. Schaut es euch an, da werde ich und meine Lieblingskollegin Laura zitiert.

Ich habe Euch das letzte Mal erklärt, wie man am besten bei Befragungen vorgeht und den Fragebogen richtig erstellt. Heute betrachten wir das Forschungsobjekt Kundenbedürfnisse.

Online vs. Briefpapier

Wir haben bisher die Kundenzufriedenheit analysiert. Heute möchten wir herausfinden, welche Wünsche und Bedürfnisse in unseren Kunden stecken.

Im Fragebogen erstellen sind wir ja schon geübt. Nur haben wir so unsere Problem mit E-Mailings und normalerweise ist es eher unsinnig eine Befragung per Post zu machen, denn da sind die Rückläufer zu gering. Die Kunden müssen sich nämlich dann zweimal die Mühe machen! Einmal den Fragebogen ausfüllen und dann auch noch zurückschicken.

Rettung in Sicht!

Onlinebefragungen sind wesentlich bequemer und das nicht nur für die Probanten, sondern die Auswertung ist nachher viel einfacher für uns. Denn wären die Ergebnisse auf Papier müssten wir sie von Hand in Excel oder ein ähnliches Programm eintragen und auswerten. Das dauert viel zu lange.

Laura ist inzwischen schon dabei vom Softwaredienstleister doubleSlash ein Angebot einzuholen. Die bieten vernünftige Lösungen für uns, gerade was Newsletter und dergleichen angeht. Sie werden uns bestimmt auch das passende Umfrage-Tool haben.

Obwohl heute Freitag der 13. ist sind das doch gute Nachrichten. Ich hoffe wir kriegen die Probleme hier in der Firma in den Griff. Auf diesen kleinen Erfolg werde ich Laura morgen zum Essen einladen, denn schließlich ist da Valentinstag!

Endlich sind die vier Tage Messe vorbei. Es war wie immer mehr als anstrengend, aber das ist man von Messen ja nicht anders gewöhnt. Jetzt heißt es Kontakte pflegen und die Messe nachbereiten!

Messenachbereitung

Unsere Adressdatenbank ist ja wie ihr wisst nicht die Beste. Da werden Adressen doppelt gespeichert, fehlerhaft und unvollständig eingetragen. Wir arbeiten intensiv an diesem Problem und ich hoffe wir kriegen das bald in den Griff.

Nun müssen wir unsere Kontakte pflegen, die wir auf der Messe kennengelernt haben und Interessenten und Kunden anschreiben. Abgesehen von der Herausforderung Hendriks Handschrift zu entziffern, die er selbst manchmal im Nachhinein nicht mehr lesen kann, beschäftigt uns die Frage, wie wir das E-Mailing bewerkstelligen sollen.

Wir haben leider kein gut funktionierendes Tool für solche Aktionen. Da wird einfach mal drauf los gemailt. Meine Versuche kennt ihr ja! Vor allem müssen wir nun bei dieser Aktion darauf achten, dass wir die Sprachversionen berücksichtigen.

Nicht jeder unserer Kunden und Interessenten ist geübt in schriftlichem Englisch und schon gar nicht in Deutsch. Da wäre es schön wenn wir verschiedensprachige E-Mails hätten. Das dankt uns der Interessent mit Sicherheit und bei den komplizierten Daten zum pneumatischen Grausgusskolben ist es sinnvoll, wenn sie den Inhalt in ihrer Sprache präsentiert bekommen. Dann ist dieser für sie verständlicher und es entstehen keine Missverständnisse.

Das Contact Management Tool

Ich habe das letzte Mal, als ich nach verschiedenen IT-Lösungen für unsere Probleme recherchiert habe, das Contact Management von doubleSlash entdeckt. Das ist genau das was wir schon lange suchen. Denn diese Software hat alle Funtkionen, um ganz einfach die Kontaktdaten von Kunden und Partnern zu verwalten!

Zum Contact Management Funktionsumfang gehört:

• Das Protokollieren von Kontakt- und Aktionsbearbeitungen
• Die Adressen werden geprüft und mit fehlenden Daten angereichert
• Automatische Kontaktnummern
• Kommentare können hinzugefügt werden
• E-Mail-Reminder Funktion
• Individuelle Verschlagwortung
• Prioritäten, Termine, Fälligkeiten können eingetragen werden

Ich habe die verschiedenen Möglichkeiten mit dem Chef durchgesprochen und er ist auch begeistert. Ich werde mir die einzelnen Module mal genauer anschauen und mir Angebote einholen. Dann bekommen wir unsere Probleme vielleicht endlich mal in den Griff.

Heute hatten wir unseren ersten Tag auf der Messe. Es ging natürlich alles drunter und drüber. Wir hatten ja noch vor der Hinreise nach Spanien Ärger mit dem Messestand und mit dem Zoll. Doch glücklicherweise haben wir alles geregelt bekommen und wir sind sicher mit dem pneumatischen Graugusskolben in Spanien und auf dem Messegelände angekommen.

Das Messevideo Problem

Da sich der spanische Ministerpräsident für die Messe angekündigt hat, haben wir uns überlegt ein Messevideo zu beauftragen. Die ganze Sache war natürlich sehr kurzfristig und wir saßen regelrecht auf heißen Kohlen und warteten sehnsüchtig darauf, dass wir das Video endlich in den Händen halten können. Heute morgen haben wir es dann erhalten, aber das nächste Problem hatte sich gleich angekündigt!

Unsere Agentur hat das Video in einem komischen Format gespeichert, dass wir auf unserem Laptop nicht abspielen konnten. Ich musste ungefähr fünfmal mit unserem ITler Lars telefonieren, bis wir es hinbekommen haben, es in ein anderes Format umzuwandeln und abzuspielen.

Ich sage ja schon lange, dass wir eine professionelle Lösung für solche Probleme – die es bei uns ständig gibt – brauchen.

Protokolle schreiben

Unser Chef hat uns aufgetragen, ihm täglich den Stand der Dinge zu protokollieren. Da er natürlich Telefonkosten sparen möchte, verlangt er das Ganze auch noch schriftlich, was uns abends nach dem Messestress mindestens auch noch 1-2 Stunden beanspruchen wird. Ich persönlich muss zugeben, dass ich darauf nicht wirklich viel Lust habe, denn abends hab ich keinen Nerv mehr mich an den PC zu setzen und noch Protokolle zu schreiben.

Da müsste es doch auch eine sinnvolle IT-Lösung geben, mit der das schnell erledigt ist und man mit ein paar Clicks Auswertungen und Präsentationen erstellen kann. Das wird dann wahrscheinlich wieder etwas Recherche erfordern, wenn wir wieder zu Hause sind.

Hostessen, Standpersonal und Quitscheentchen

Gestern haben wir noch gemeinsam den Messestand inspiziert und nachgeschaut ob alles richtig aufgebaut wurde. Das haben die netten Herren von der Messe für uns erledigt. Voll zufrieden sind wir gegen Abend zurück ins Hotel gekommen. Dort hat uns dann auch schon die nächste schlimme Nachricht erreicht.

Unser Standpersonal wird für den ersten Tag nicht rechtzeitig in Spanien sein, da es irgendwelche Probleme am Flughafen gibt. Wenn sie überhaupt noch kommen, dann erst am letzten Tag der Messe, was uns dann ja nicht mehr viel bringt, denn die Messe geht vier Tage! Also haben wir uns dann abends noch ans Telefon gehängt und sämtliche externe Agenturen angerufen, um noch ein Standpersonal zu organisieren.

Wir konnten sogar noch zwei Damen auftreiben, die älterer Generation sind. Leider muss ich dazu sagen, dass ich mit meinem Standpersonal von zu Hause glücklicher gewesen wäre, denn die spanischen Damen können kaum Englisch, was die Kommunikation am Messestand heute sehr erschwert hat. Trotz allem haben wir den Tag einigermaßen erfolgreich hinter uns gebracht! Ich bin mal gespannt was in den nächsten Tagen noch auf uns zukommt…

Ich hab mal wieder Tage hinter mir – grauenvoll! Das einzig gute war, dass der Messestand endlich gekommen ist und alles damit in Ordnung war. Doch unser Graugusskolben hatte noch einige Probleme mit dem Zoll bekommen.

Spediteur gesucht

Trotz der ganzen Organisationsschwierigkeiten, die wir die ganze Zeit haben, kam der Tag an dem wir uns auf den Weg nach Spanien gemacht haben. Glücklich im Hotel in Spanien angekommen, haben wir vom Zoll einen Anruf erhalten. Unser Graugusskolben hat es nicht durch den Zoll geschafft, da der Verdacht auf Bombenflüssigkeit bestand. Da war das Chaos wieder groß!

Jetzt haben wir sämtliche Unterlagen und technische Datenblätter, die zum Graugusskolben gehören, zusammengekratzt und sind nun auf der Suche nach einem neuen Spediteur. Aber ich bin noch zuversichtlich. Schlimmer kann es bald nicht mehr kommen!

Der spanische Minister

Laura hat heute schon eine Mail von der Sekretärin des spanischen Minister bekommen. Sie teilte uns freundlich mit, dass ihr Chef auch auf der Messe erscheinen wird und der Minister sich schon außerordentlich auf unseren Stand freut. Da mussten wir uns dann auf die Schnelle noch etwas ganz Besonderes einfallen lassen, denn eine solche Gelegenheit bietet sich einem ja nicht alle Tage.

Wir haben dann bei unserer Agentur ein Messevideo beauftragt. Ich hoffe das kommt in den nächsten Tagen, denn am 30.01. startet die Messe und davor möchte ich das Video schon noch sehen. Vor allem mache ich mir Sorgen, dass die Post da nicht ganz mitspielt. Man kennt das ja, wenn es dringend ist, lässt sich die Post etwas länger Zeit. Da wäre es toll wenn die Agentur uns das Video schnell per Mail zusenden könnte, aber ich denke das wird viel zu groß sein.

Laura hat sich das letzte Mal auch schon darüber beschwert, dass wir eine Möglichkeit finden müssen, Dateien online verfügbar zu machen. Dann müssten wir jetzt nicht um unser Video und unseren Messestart bangen!

Unser Messebesuch steht so langsam an. Ende Januar ist es soweit, wir gehen mit unserem pneumatischen Graugusskolben für Hybridmotoren nach Spanien. Die Vorbereitungen laufen natürlich auf Hochtouren und es gibt wie immer nur Probleme, Probleme, Probleme…

Event Management

Solche Events zu veranstalten ist schwieriger und nervenaufreibender, wie man zu Anfang vielleicht immer denkt. Schon beim Versenden der Einladungen standen wir vor großen Herausforderungen, denn unser Address Management ist nicht gerade das Beste. Zudem kommt, dass wir kein vernünftiges Newsletter Tool haben, was E-Mail Kampagnen nicht gerade einfach gestaltet.

Nun bereiten uns auch noch die Kreativagenturen und unser Messestand Probleme. Die Abstimmung mit unserer Agentur klappt nicht reibungslos und zu allem Überfluss ist die Lieferung des Messestandes auch schon überfällig. Am 12. Januar hätte dieser eigentlich bei uns eintreffen sollen, doch nun verschiebt sich das Ganze mindestens auf den 19. Ich hoffe nur, dass er in Ordnung ist, denn Korrekturen und Mängel können wir dann nicht mehr verbessern lassen. Der Messestand muss so mit nach Spanien, wie sie ihn uns liefern!

Wir brauchen ein Messe-Organisationssystem

Unsere Planungen in Excel sind einfach eine Katastrophe. Budgets werden nicht richtig kalkuliert und die Termine nicht sorgfältig dargestellt und gepflegt. Die Ausstellungsexponate für die Messen werden nur in Word aufgeführt und das auch noch ohne Zollpapiere. Da ist es nur verständlich, dass man völlig den Überblick verliert. Ich bin gespannt, ob der Messebesuch einigermaßen erfolgreich für uns verläuft. Die Vorbereitungen dafür rauben mir zumindest schon wieder den letzten Nerv!

Ich sage ja schon lange, dass wir unsere IT-Systeme aufpeppen müssen. Ein Tool um Events zu organisieren brauchen wir unbedingt. Dann könnten wir endlich ganzheitlich Schulungsveranstaltungen, Messen oder Vorträge organisieren und durchführen. Ohne diese bekannten, ständig wiederkehrenden Probleme.

Funktionsumfang Event Management Tool

Ich habe mir meine Gedanken gemacht, was für uns das Richtige wäre und mich gleich an die Arbeit gemacht und recherchiert! Was muss ein solches Organisationssystem alles können? Bei meiner Internetrecherche bin ich auf den Softwaredienstleister doubleSlash gestoßen und die bieten beispielsweise ein hervorragendes Event Management Tool an. Dieses Tool umfasst folgende wichtige Funktionen:

• Veranstaltungen selektieren und auflisten
• Status von Veranstaltungen pflegen
• Verwalten von benötigten Ressourcen
• Teilnehmer verwalten
• Teilnahmebestätigungen generieren
• Einladungen zu Veranstaltungen mehrsprachig erstellen und versenden
• Teilnehmer einbuchen und Teilnahme bestätigen
• etc.

Heute hatten wir unser erstes Meeting zum Thema Produktmanagement. Mit dabei waren unser Chef Gerhard Obermann, Tom Double, der für die Vermarktung zuständig ist, ich und Hendrik Claas – unser Marketingchef.

Wir haben den aktuellen Stand besprochen, wie weit wir im letzten Jahr gekommen sind, die nächsten Schritte für die kommenden Wochen und das Jahr 2009 analysiert.

Erfolgskurs

Um mit wenigen Worten das letzte Jahr zu beschreiben: Es ist gut gelaufen! Wir haben ja in einigen Dingen so unsere Schwierigkeiten, doch die werden wir im kommenden Jahr in Angriff nehmen und die Probleme hoffentlich gelöst bekommen.

Tom bleibt uns weiterhin erhalten und wird mich in den meisten Dingen unterstützen. Ich bin sehr froh dass wir ihn das letzte Jahr eingestellt haben. Alleine das Produktmanagement zu bewältigen ist in dieser Firma ein Ding der Unmöglichkeit. Der Chef ist auch sehr zufrieden mit ihm.

Next Steps

In den nächsten Wochen kommen interessante Aufgaben auf uns zu. Ende Januar werden wir in Spanien auf die Messe gehen. Da gibt es noch einiges in den nächste drei Wochen vorzubereiten !

Ihr seht es bleibt spannend und ich bin mir sicher, das wir wieder vor einigen fast unlösbaren Problemen stehen werden. Doch ich als Superwoman verspreche Euch, dass ich das alles in Griff bekommen werde… Bleibt dran!